City of University City, Missouri Request for ... - University City, MO


[PDF]City of University City, Missouri Request for...

5 downloads 221 Views 292KB Size

Department of Community Development 6801 Delmar Boulevard, University City, Missouri 63130, Phone: (314) 505-8500, Fax: (314) 862-3168

City of University City, Missouri   

Request for Proposal (RFP)    For    Information Technology Services    ______________________________________________      Issue Date:   

May 1, 2014 

Issued By:              Inquiries: 

     

City of University City  6801 Delmar Blvd.  University City, MO  63130 

 

   

   

   

 

 

 

Jared Agee  Deputy Director of Community Development /   Building Commissioner  Phone:  (314) 505‐8514  Fax:  (314) 862‐3168  [email protected] 

 

 

  Proposals Due: 

May 19, 2014 at 3:00 p.m.     

 

SECTION 1 – INTRODUCTION    PURPOSE    The City of University City (hereafter referred to as “the City”) is seeking to acquire a comprehensive  Information Technology (IT) solution specifically designed to effectively and efficiently provide day‐ to‐day operations; manage reactive and proactive IT projects; and direct future maintenance and  investment.  This Request for Proposal (RFP) states the overall scope of services desired and specific  functionality as well as required contractor qualifications.    BACKGROUND  The City of University City, Missouri is located in St. Louis County and was incorporated in 1906.  The  City charter was adopted in 1947 and the City has a Council‐Manager form of government.  It serves  an area of six square miles with a population of 35,000 residents.      City staff is divided into 2 uniformed departments (Police and Fire), 4 non‐uniform departments  (Administrative Services; Finance; Public Works and Parks; and Community Development), and the  Council / City Clerk.  IT services are performed and multiple City locations including the following  buildings: City Hall, City Hall Annex, Trinity Building, Fire Station #1, Fire Station #2, Centennial  Commons/Heman Pool, Heman Park Community Center, and the Ruth Park Golf Course.    Administrative Services  The City Manager directly supervises all City government agencies and departments, except for the  Library.  The City Manager also serves as chief advisor to the City Council.      The Finance Department is charged with administering all financial affairs and resources of the City  consistent with federal, state and municipal laws and regulations, and generally accepted accounting  principles.  Managing the finances of the City includes several components: development of  accounting system; budget preparation and control; fund investment; revenue collection;  disbursement control; purchasing and contract administration; audit of records; financial reporting;  fixed asset management; and coordinating Federal, State, Local, and Community Development Block  Grants.  The Department of Finance also performs mail and printing services for all City departments.     Human Resources is charged with administering the Civil Service System of the City and is  responsible for recruitment, testing, classification, training, pay standardization, benefits, employee  relations, employee events, programs and activities.    Information Technology (IT) was a separate department prior to 2010.        

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 2

Community Development  The Department of Community Development enforces the property maintenance code,  environmental code, building code, mechanical code, plumbing code, electrical code and zoning  code; coordinates economic development activities and is responsible for performing research,  preparing planning studies and advising on all matters affecting the physical development of the  City.  The Department reviews and makes recommendations regarding proposed City Council action  relating to land use, economic development, building codes, property maintenance codes, and the  implementation of planning and  zoning recommendations. The Department is responsible for  preparing and implementing the Comprehensive Plan and several neighborhood plans, and is the  liaison to the U.S. Census Bureau, administers the City’s Home Improvement Loan Program and  implements many housing related programs.      The Department is also responsible for the administration and operation of all City recreation  programs, Heman Park Community Center, Centennial Commons Recreation Facility, Heman Park  Swimming Pool and the nine‐hole Ruth Park Golf Course.  During the school year, the City operates a  public swimming program in the high school's indoor swimming pool (Natatorium).  The Department  also utilizes school facilities for its recreation programs.    Fire Department  It is the responsibility of the Fire Department to provide Emergency Medical Services and  transportation and to protect the citizens and property of University City against the hazards of fire  and other natural or man‐made disasters to further enhance the safety and welfare of the citizens by  planning, developing, and implementing procedures, practices, and guidelines through and with the  cooperative effort of the citizens and elected officials, and to enforce relevant sections of the  Municipal Code and other ordinances relating to Fire, EMS & Prevention.    Legislative Services  The City Council is the legislative and governing body of the City and consists of seven members,  including the Mayor.  The Council appoints the City Manager and City Clerk, and enacts legislation to  protect the health, safety and general welfare of the citizens of University City.    The City Clerk keeps the journal of City Council proceedings and authenticates and records all  ordinances and resolutions passed by the Council.  All regular meetings of the Council are  transcribed.  The City Clerk is responsible for coordinating all municipal elections with the St. Louis  County Board of Election Commissioners.  The Clerk also keeps records of many official contracts,  deeds, leases, easements, bonds and agreements of various types.    Police Department  It is the responsibility of the Police Department to see compliance with and enforce the laws of the  United States, the State of Missouri and the Ordinances of the City of University City. The Police  Department has adopted a Community Policing Philosophy to make its citizenry a partner in the  delivery of services. This collaborative effort should ensure that the quality of life for the City of  University City remains at the highest level.    The Police Department has their own IT person.  The City provides minimal support to the Police  Department for IT.    City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 3

Public Works and Parks  The Engineering Division is responsible for the initiation and construction of public improvements on  City‐owned land, easements and rights‐of‐way.  This work entails feasibility studies, preliminary  surveys, preparation of plans and specifications, contracts, advertising, analysis of bids, and  recommendations as to the awarding of contracts.  Upon contract award, the Engineering Division  has the responsibility for construction layout and is the City’s representative in the performance and  acceptability of work, assuring adherence to the specifications by the contractor.  Land and  construction records, drawings, maps and plats to provide complete and up‐to‐date information on  the physical status and development of the City are maintained.    The Parks Maintenance and Forestry Divisions are responsible for the maintenance of City parks and  forestry functions.  The major properties are:  19 parks of approximately 257 acres, 129 boulevard  strips of about 33 acres, 16 play equipment areas, 14 ball diamonds, 12 soccer and football fields,  and approximately 35,000 City‐owned trees.      The Street Division is responsible for the signing, marking and maintenance of all public streets,  maintenance of bridges, maintenance of City owned street lights, and other structures, street  sweeping and leaf collection and processing, weed control on public rights‐of‐way, and for the  removal of snow and ice from public roadways.    The Solid Waste Division is responsible for recycling and the collection and disposal of refuse from  residences and institutions.  The Fleet Division is responsible for acquiring and maintaining vehicles  and equipment necessary in the day‐to‐day operations of various City departments.     SCOPE OF WORK (SOW)  The scope of work for this RFP shall include the following items:     Placement Employee ‐ The City is interested in placement of a contract employee (or two  contract employees) at City Hall full time (40 hours per week).  This employee will be  responsible for maintaining the city’s main data and voice network that services email,  internet and application sharing among every department. The employee shall provide  ancillary support services to the Police department for email, phone system, internet,  budgeting/purchasing services and malware prevention for desktop and server equipment.  All technology and telecommunications projects (including long‐term technology planning),  technology support for hardware and software issues, managing and maintenance of the  City’s data and voice network, shared applications and website shall be the responsibility of  the placement.     Contractual Services ‐ The Contractor shall provide a competitive hourly charge for network  engineering, server upgrades, and similar scopes of work outside the daily responsibilities of  the contract employee.    The City will provide tours of the existing facilities upon request.        City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 4

SUBMISSION OF PROPOSALS  Each proposal will be prepared on the form provided and be submitted in a sealed envelope bearing  the words “City of University City, Information Technology Services” and the name of the contractor.      It is the sole responsibility of the contractor to see that their RFP is received in the proper time.  Any  proposal received after the proposal opening date and time shall be eliminated from consideration  and returned to the contractor unopened.      Bids must be received no later than 3:00 P.M., CST, on Monday, May 19, 2014, at the following  address:                         City of University City                       Attn: Danella Lang                       6801 Delmar Blvd.                                          University City, MO  63130    If contractor is selected for award, the bid proposal and all contractor responses become a part of  the final contract.  All proposals submitted shall be valid for a period of 150 calendar days from the  date of proposal opening.    SPECIAL CONTRACT TERMS    The City will only enter into contracts with vendors that are willing to meet certain criteria  developed by the City or required by Federal, State, or Local law:     1.   Multi‐Year Contract.  Performance by the City under a multi‐year contract, during the  second and subsequent years of the contract, is contingent upon the appropriation of funds and the  City may provide for a cancellation payment to be made to the Contractor if appropriations are not  made.     2.  Controlling Law/Venue.     This Addendum and the Contract shall be interpreted in  accordance with the laws of the State of Missouri.  Any action brought hereunder shall be brought in  the Circuit Court of St. Louis County, Missouri or in the event of Federal jurisdiction, in the United  States District Court, Eastern District of Missouri.    3.  Indemnity/Hold Harmless.     Each Party shall to the extent permitted by Missouri law and  without waiving any applicable sovereign immunity, indemnify,  defend  and  save  harmless  the  other Party,  i t s  elected officials, officers,  agents  and employees from any loss, liability, claim,  damage  and expense, including  reasonable  attorney’s fees, arising from or attributable to any acts  or omissions  of other Party, its elected officials, officers, agents and employees  in performing its  obligations under  the Contract.     

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 5

4.   

Liquidated Damages.    a.  If the Contractor is delayed at any time in the progress of the Scope of Work by any act or  neglect of the Contractor or by any employee of the Contractor, or by any sub‐contractor, or  by changes ordered in the Scope of Work, or by labor disputes, fire, adverse and unusual  weather conditions of a severe nature, unusual delay in transportation, unavoidable  casualties, or by any cause which the Contractor determines may justify the delay, the  Contract time may be extended by Change Order for such reasonable time as the City may  determine, but the Contractor shall not be entitled to a change order for additional costs for  delay, except to the extent such delays are caused by the breach or fault of the City. Except  as provided herein, weather shall not constitute a cause for granting an extension of time.    b.  Within seven (7) days from the beginning of a delay referred to in subsection 5a, the  Contractor shall notify the City in writing regarding the cause of the delay.  In the event this  written notice is not given within such seven (7) day period the Contractor shall waive its  right to make a claim for exemption from liquidated damages.    c.  If the Contractor shall neglect, fail or refuse to complete the Scope of Work within the  time herein specified, or any proper extension thereof granted by the City, the Contractor  does hereby agree, as part consideration for the awarding of the Contract, to pay to the City  the amount specified below, not as a penalty but as liquidated damages for such breach of  Contract, for each and every consecutive calendar day (including Saturdays, Sundays and  legal holidays) that the Contractor shall be in default after the times stipulated herein for  substantially completing the Scope of Work.    Contract Amount Liquidated Damages  $0 – $5,000  $50 per day $5,001 ‐ $20,000  $100 per day $20,001 ‐ $50,000  $250 per day $50,001 and up  $500 per day   d.  The Contractor shall not be charged with liquidated damages or any excess cost when  the delay in completion of the Scope of Work is due:    1. To any change order duly issued by the City.    2.  To unforeseeable cause beyond the control or responsibility of Contractor  under the Contract or otherwise, and without the fault or negligence of  the Contractor, including, but not restricted to acts of God, or of the Public  enemy, acts of the City, acts of another Contractor in the performance of a  contract with the City, fires, floods, epidemics, quarantine restrictions,  strikes, freight and embargoes. 

     

 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 6

SECTION 2 – PROPOSAL FORMAT AND EVALUATION PROCESS    RESPONSE INSTRUCTIONS  The submitted proposal must follow the rules and format established within this RFP.  Adherence to  these rules will ensure a fair and objective analysis of all proposals.  Failure to complete any portion  of this request may result in rejection of a proposal.    To ensure a fair and objective evaluation of all proposals, contractors are required to submit all  communications to the project contact noted on the cover of this RFP.  The Contractor must name a  representative to communicate with the City.  The representative must be a person authorized to  negotiate a contract in the company’s name and this person or a successor must have full authority  to resolve disputes with the City.     Before submitting a proposal, contractors shall examine the specifications in order to understand all  existing conditions and limitations.  The contractor shall indicate in the proposal the total sum to  cover the cost of all items included in the RFP.      The City will not reimburse contractors for costs incurred in preparing proposals or traveling to the  site. 

PROPOSAL REQUIREMENTS  Bids must contain at least the following information:    Executive Summary – Narrative summarizing the contractor’s ability to meet the requirements of  this bid.  Include the address of headquarters and the address of office that will serve the City of  University City.  Provide the name, telephone number and e‐mail address of primary contractor  contact.    Company Profile – Describe your company, including but not limited to its years in business, number  of clients using the contractor, company size, organizational structure, and company’s target market.   Include biographies of key staff members.        Support / Maintenance Services – Describe your on‐going support services available, including hours  available, normal response time and communication capabilities (telephone, fax or internet).  If you  partner with a third party to supply implementation or support services, include the name and  address of this company.         

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 7

Responses to Functional/Technical Questions (Use Form Attached) – Completion of the Functional /  Technical Questions is required.  Failure to comply with this format may be considered non‐ responsive and may cause the contractor’s proposal to be removed from consideration.  This portion  of the proposal response contains a number of questions that must be answered by each contractor  and are included as an aid to assist the contractor in making sure all major functionality has been  covered in their proposal.  The following codes should be used when responding to the questions:    YES =    Contractor can meet requirement    NO  =  Contractor cannot meet requirement    (*)  =  Indicates the contractor has an alternative method to satisfy a requirement.   The contractor may place an asterisk (*) in the YES column and refer to that  item in the “Comments” column.    Proposal Cost – Include all of the following costs on the Cost Summary Form found in this packet.     References  – Provide five (5) references of clients similar to the City in which you provide similar  services.  Please include the site name, address, telephone number, contact name and contact title.    Signature Form – The attached signature form must be signed as outlined for the proposal to be  considered.          

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 8

DEMONSTRATIONS AND PRESENTATION    The City may require contractors to be interviewed at the City’s work site.  Contractors may also be  required to make presentations and/or provide written clarifications of their responses at the  request of the municipality.    EVALUATION OF PROPOSALS    Evaluation of the proposals is expected to be completed within 90 days after receipt with  implementation to begin as soon as possible.  The City’s staff will evaluate all proposals and review  the features with users.  The City may involve outside consultants in this review.  An evaluation team  will evaluate proposals using, but not limited to, the criteria outlined below.     Public sector specific market focus        Quality, clarity and responsiveness to specifications   Cost and quality of services   Functional/technical requirements   Demonstrated performance elsewhere in the public sector   Contractor financial stability and longevity   Qualifications of the assigned project manager and training staff   On‐site interviews        

 

 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 9

SECTION 3 – ADDITIONAL INFORMATION     Right to Cancel – The City of University reserves the right to change any aspect of, terminate, or  delay this RFP, the RFP process and/or the program which is outlined within this RFP at any time, and  notice shall be given in a timely manner thereafter.     No Award – Recipients of this RFP are advised that nothing stated herein, or any part thereof, or any  communication during the evaluation and selection process, shall be construed as constituting,  offering or awarding a contract, representation or agreement of any kind.     Not Liable for Costs – The City of University City is not liable and will not be responsible for any costs  incurred by any contractor(s) for the preparation and delivery of the RFP responses, nor will we be  liable for any costs incurred prior to the execution of an agreement, including but not limited to,  presentations by RFP finalists.     Property of the City – Responses to this RFP will become the property of the City, and will form the  basis of negotiations of an agreement with the apparent successful contractor.     Waiver of Irregularities – The City reserves the right, at its sole discretion, to waive minor  administrative regularities contained in any proposal.     No Obligation to Buy – The City reserves the right to reject, or accept only certain portions of, any or  all proposals at any time without penalty and from contracting with any contractor. The release of  this RFP does not convey the initiation of a purchase.     Withdrawal of Proposals – Contractors may withdraw a proposal that has been submitted at any  time up to the proposal closing date and time. To accomplish this, a written request signed by an  authorized representative of the contractor must be submitted to the RFP Contact. The contractor  may submit another proposal at any time up to the proposal closing date and time.     Errors in Proposal – The City will not be liable for any errors in contractor proposals. Contractors will  not be allowed to alter proposal documents after the deadline for proposal submission.   Corrections or amendments due to errors identified in the contractor’s proposal may be accepted if  this type of correction or amendment is due to typing, transposition or any other obvious errors.  Contractors are liable for all errors or omissions contained in their proposals.   After opening and reading proposals, they will be checked for correctness. If, after the opening and  tabulation of proposals, a contractor claims error and requests to be relieved of award, s/he will be  required to promptly present certified work sheets. The RFP contact will review the work sheets and  if the RFP Contact is convinced, by clear and convincing evidence, that an honest, mathematically  excusable error or critical omission of costs has been made, the contractor may be relieved his/her  proposal. Confidentiality—The Contractor agrees that it will not permit the disclosure or duplication of any  information received from the City or stored on City systems unless such disclosure or duplication is  specifically authorized in writing by the City, or as required by law.    City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 10

The City agrees that it will not disclose or duplicate any information designated in advance by the  Contractor as “Confidential/Proprietary” information to any person (other than City personnel who  must have access to such information) unless such duplication, use or disclosure is specifically  authorized in writing by the Contractor or is required by law.  The term “Confidential/Proprietary”  does not include ideas, techniques, or concepts that are in the public domain.    Evaluation Rights—The City reserves the right to:  a) reject any or all proposals, or to make no  award, b) require modifications to initial proposals,  c) make partial or multiple awards, or d) further  negotiate costs submitted in proposals.  The City reserves the right to award the contract in any  manner deemed in the best interest of its citizens.    Employee Background Check—The City reserves the right to require a credit check and background  check (federal, state, and local) of any and all employees accessing City technology.  Cost associated  with checks shall be the responsibility of the contractor.  In addition, the employee must pass a  separate FBI Criminal Justice Information System (CJIS) security and background check administered  by the Police Department.    Indemnification—Contractor shall agree to defend, indemnify, and hold harmless the City, its  officers, employees, agents and volunteers from any and all claims, actions, judgments, losses, cost  (including personnel related costs, reasonable attorney’s fees and all other claim related expenses)  and damages whatsoever including but not limited to claims made upon the City arising by reason of  accident, injury, or death to any person, to Contractor or to Contractor agents, employees, servants  and all subcontractors or by reason of injury to property arising out of or in connection with work  performed under the contract, except upon a finding of a tier of fact that such loss was caused by  the sole negligence of the City.  This promise of indemnity shall specifically apply in the case of  injuries to Contractor’s own employees. Insurance Requirements—The Contractor shall procure and maintain for the duration of this  agreement insurance of the types and in the amounts required by the City against claims for injuries  to persons or damage to property which may arise from or in connection with the performance of  the work by the Contractor, its agents, representatives, employees, sub‐consultants or  subcontractors.  Equal Employment—The Contractor shall comply with all federal, state, and local laws, rules,  regulations and ordinances prohibiting discrimination in employment with regard to age, sex, race,  color, creed, national origin, or mental handicap, unless based upon a bona fide occupational  qualification.    Payment Schedule—Upon reaching agreement with the Contractor for the pricing of work, the City  shall pay the Contractor according to the schedule specified in the contract or lease agreement.   

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 11

SECTION 4 – USER , MUNICIPALITY, AND DEPARTMENT DATA      Anticipated Users 

Number of Staff

Police  Fire  Administration / Legislative  Finance  Public Works and Parks  Community Development  TOTAL 

Number of 

Other Office 

Field 

Desktops

Equipment

Equipment

* 9 5 15  23 39 91 

* 2 5 15  10 16 34 

* 6 2 4  2 14 28 

103* 46 3 13  57 33 255* (152 served by IT) 

 

 

*Not maintained by Information Technology (IT)    Examples of other office equipment include plotters, printers, white boards, projectors, etc.  Examples of field  equipment include mobile GPS locators, tablets, smart phones, or laptops. 

   

 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 12

Estimated Software Users  Software/Services 

Fire 

Community  Development 

REJIS  Net Motion  New World  MyGov  CodeRed  Firehouse  RecTrac  Laserfiche  Photoshop  Adobe Illustrator  Adobe Professional  Trimble Software  Crystal Reports  Data Manager (Traffic  Count)   Autocad Full Version  Autocad LT   Arc Photoshop  AFC (Fuel Software)  Neat Work (scanner  software)   Lucity (GBA)Master Series  Adobe In Design  When2Work  Attendance Enterprise  Arbor Pro  Erange  CrossFire  GHIN Golf Handicap  Program   ESRI ArcGIS  REACH Digital  Security Center by  Genetec 

0  44  1  3  43  44  0  1  0  1  1  0  0 

0  0  4  26  0  0  25  6  1  1  1  0  1 

Public  Works and  Parks  0  0  10  13  0  0  1  4  0  5  2  1  0 

4  0  9  6  0  0  0  7  0  0  11  0  0 

Admin  Services /  Legislative  0  0  2  2  0  0  0  2  0  0  0  0  0 











0  0  0  0  0 

0 0 0 0 0

1  3    1 

0  0  0  0  0 

0 0 0 0 0

0  0  0  0  0  0  0  0 

0 1  5  6  0  10  10 

8  0  0 0 0 0 0 0

0  0  0  0  0  0  0  0 

0 0  0 0 0 0 0 0

0  0 

0  2 

1 0

0  0 

0 0













City of University City | RFP for Information Technology Services



Finance 

Page 13

SECTION 5 – SIGNATURE FORM    If the Contractor is a  SOLE OWNER OR PARTNERSHIP  (indicate one) execute this part of the Proposal:        _______________________________________   ________________________________________  (Signature of Owner or Partner)       (Date)    (Print Contact Name and Title)      _______________________________________   _______________________________________  (Business Name of Bidder)    

 

 

 

  _______________________________________  

(Contact Telephone Number) 

 

   

  _______________________________________  

 

(Address) 

 

 

 

 

(City, State, Zip) 

    *************************************************************************************  If the Contractor is a CORPORATION execute this part of the Proposal.  If not executed by the  Corporation (i.e. required signatures as seen below and Corporate Seal affixed), a certified Corporate  Resolution authorizing the form of execution used must be attached to and made part of this RFP  Response.        _______________________________________   ________________________________________  (Signature of President/Vice President 

   (Date)   

(Signature of Secretary, Asst. Sec., or Treasurer 

  _______________________________________  

  ________________________________________ 

(Title)   

(Title) 

 

 

 

 

 

 

  _______________________________________   (Corporate or Business Name of Bidder)   

 

 

_______________________________________  (Print Contact Name and Title) 

  _______________________________________  

_______________________________________ 

(Address) 

(Contact Telephone Number) 

 

 

 

 

 

    _______________________________________   (City, State, Zip)           

   

City of University City | RFP for Information Technology Services

 

 

  CORPORATE SEAL   

Page 14

SECTION 6 –COST SUMMARY FORM    Bidder Name   ________________________________________________________      Date   _____________________      1.  Contractual Employee  

a. Cost per Year (1 full‐time employee network capable) 

 

 

$_______________________ 

b. Cost per Year (2 full‐time employees – 1 network cable / 1 desktop) 

 

$_______________________ 

 

2. Hourly Rate for Additional Services   

 

$_______________________ 

     

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 15

SECTION 7 – Functional / Technical Questions    Completion of the Functional / Technical Questions is required.  Failure to comply with this format  may be considered non‐responsive and may cause the contractor’s proposal to be removed from  consideration.  This portion of the proposal response contains a number of questions that must be  answered by each contractor and are included as an aid to assist the contractor in making sure all  major functionality has been covered in their proposal.  The following codes should be used when  responding to the questions:    YES =    Contractor can meet requirement    NO  =  Contractor cannot meet requirement    (*)  =  Indicates the contractor has an alternative method to satisfy a requirement.   The contractor may place an asterisk (*) in the YES column and refer to that  item in the “Comments” column. 

   

Yes 

No 

Comments 



Contractor can provide a  placement employee 40 hours  per week, 52 weeks per year  (excluding City holidays) 

 

 

 



The same employee will be  assigned to the City for the  duration of the contract 

 

 

 



Employee has experience in    maintaining desktop computers 

 

 



Employee has ability to setup  network users 

 

 

 



Employee has ability to  coordinate IT projects with  vendor / consultant 

 

 

 



Employee has previous work  experience in a municipal  environment 

 

 

 

PROPOSED PLACEMENT EMPLOYEE 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 16

 

Yes 

No 

Comments 



Employee has previous work  experience in a government /  non‐profit environment 

 

 

 



Employee has experience  coordinating IT projects 

 

 

 



Employee has experience  working in a help desk  environment 

 

 

 

10 

Employee has experience in IT  policy / procedure  development, implementation,  evaluation and enforcement 

 

 

 

11 

Employee has experience in  technology planning  

 

 

 

12 

Employee has experience in IT  budgeting and purchasing 

 

 

 

13 

Employee has experience in IT  inventory and auditing controls 

 

 

 

14 

Employee has substantial  experience and knowledge of  Windows network equipment 

 

 

 

15 

Employee has experience in  network troubleshooting and  maintenance 

 

 

 

16 

Employee has excellent written  and oral communication skills 

 

 

 

17 

Employee has excellent project  management skills 

 

 

 

18 

Employee has experience with  PBX, VoIP, or similar phone  systems 

 

 

 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 17

 

Yes 

No 

Comments 

19 

Employee has Microsoft  support certifications 

 

 

 

20 

Employee has other support  certifications 

 

 

 

21 

Employee has experience in  providing training to technical  or non‐technical employees 

 

 

 

22 

Employee meets or exceeds the  job description provided in the    appendix 

 

 

23 

Employee has experience  migrating services to cloud  solutions 

 

 

 

 

Employee has experience with  the following software: 

 

 

 

24 

REJIS 

 

 

 

25 

New World 

 

 

 

26 

MyGov 

 

 

 

27 

Code Red 

 

 

 

28 

Firehouse 

 

 

 

29 

RecTrac 

 

 

 

30 

Laserfische 

 

 

 

31 

Adobe Photoshop 

 

 

 

32 

Adobe Illustrator 

 

 

 

33 

Adobe Professional 

 

 

 

34 

ESRI ArcGIS (or similar) 

 

 

 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 18

 

Yes 

No 

Comments 

35 

Content Management Systems 

 

 

 

36 

REACH Digital 

 

 

 

37 

Security Center / Omnicast by  Genetec 

 

 

 

38 

Lenel Onguard 

 

 

 

39 

Office 365 

 

 

 

40 

Google Docs 

 

 

 



Contractor can provide  contractual labor when  necessary any day and at any  time of day as needed 

 

 

 



Contractor has experience  providing additional services to  other IT professionals 

 

 

 



Contractor has previous work  experience in a municipal  environment 

 

 

 



Contractor has previous work  experience in a government /  non‐profit environment 

 

 

 



Contractor has experience  providing needs assessment 

 

 

 



Contractor has experience  providing recommending best  practices 

 

 

 



Contractor has experience  providing consultation for  technology planning  

 

 

 

PROPOSED CONTRACTUAL LABOR 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 19

 

Yes 

No 

Comments 



Contractor has substantial  experience and knowledge of  Windows network equipment 

 

 

 



Contractor has experience in  network troubleshooting and  maintenance 

 

 

 

10 

Contractor has excellent  written and oral  communication skills 

 

 

 

11 

Contractor has excellent project    management skills 

 

 

12 

Contractor has experience with  PBX, VoIP, or similar phone  systems 

 

 

 

13 

Contractor has Microsoft  support certifications 

 

 

 

14 

Contractor has other support  certifications 

 

 

 

15 

Contractor has experience in  providing training to technical  or non‐technical employees 

 

 

 

16 

Contractor has off‐site training  facility 

 

 

 

17 

Employee has experience  migrating services to cloud  solutions 

 

 

 

 

Contractor has experience with  the following software: 

 

 

 

18 

REJIS 

 

 

 

19 

New World 

 

 

 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 20

 

Yes 

No 

Comments 

20 

MyGov 

 

 

 

21 

Code Red 

 

 

 

22 

Firehouse 

 

 

 

23 

RecTrac 

 

 

 

24 

Laserfische 

 

 

 

25 

Adobe Photoshop 

 

 

 

26 

Adobe Illustrator 

 

 

 

27 

Adobe Professional 

 

 

 

28 

ESRI ArcGIS (or similar) 

 

 

 

29 

Content Management Systems 

 

 

 

30 

REACH Digital 

 

 

 

31 

Security Center / Omnicast by  Genetec 

 

 

 

32 

Lenel Onguard 

 

 

 

33 

Office 365 

 

 

 

34 

Google Docs 

 

 

 

   

 

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 21

APPENDIX    1. Information Technology Committee Priorities  2. Proposed Job Description – Information Technology (IT) Specialist     

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 22

INFORMATION TECHNOLOGY (IT) COMMITTEE PRIORITIES    BACKGROUND  The committee preparing this RFP has produced a list of priorities for IT:     Provide prompt and thorough service of help desk items   Review inventory of all technology equipment; audit condition and lifecycle   Adopt a refresh strategy involving all technology equipment based on the audit   Research, develop and communicate a strategy for adopting best practices in  Information Technology   Analyze, evaluate and recommend network assets to assist in achieving dependability  and future City goals   Develop a training needs assessment   Evaluate and implement strategies to move physical servers to cloud‐based solutions   Develop and implement Bring Your Own Device (BYOD) and Mobile Device Management  (MDM) tools and procedures   Eliminate critical failure points for accessing the internet; provide redundancy   Develop and implement a network a segregation plan between the Police and City  networks   Increase WiFi coverage at government buildings   Act as a convenient resource to assist other departments in making wise technology  purchases         

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 23

  INFORMATION TECHNOLOGY (IT) SPECIALIST    NATURE OF WORK  This position is responsible for technical and administrative work involving Information  Technology (IT) including coordinating and supporting the data and voice information systems  for City departments interconnected to the City’s central network environment.  The  Information Technology (IT) Specialist provides desktop, application, and phone support to  City employees on the City’s voice and data networks; coordination of IT services and support;  consultation of telecommunications service and support; end‐user and system operations  application; hardware/software technical support; network administration and backup;  website support; technology training; coordination of special projects; and technology  research.  This position is a fast paced environment that requires dependability and a quality  work ethic.  The IT Specialist reports to the Office of the City Manager (or his /her authorized  agent), which will assign projects, goals and direction.  To a major extent, the IT Specialist  works independently with minimal supervision.    EXAMPLES OF WORK   Direct and coordinate information technology and telecommunications services, such as  vendor contractual support and services, by maintaining a central point of access for all  service requests   Develop  and  enforce  city  policies  and  procedures  pertaining  to  information  and  voice  technology use   Participate  in  annual  data  and  voice  systems  budget,  including  performing  annual  inventory and auditing of all city supported hardware, phone systems and software      Provide  consultation  and  advisory  assistance  regarding  information  and  voice  technology planning and purchases, which includes project research and management,  and maintaining all necessary licensing and maintenance agreements for data and voice  equipment and city supported software   Maintain data and voice network environment, Windows 2000 server network cluster   Provides helpdesk support of phones, hardware, network, and applications    Troubleshoots (analyze, identify and resolve) network, workstation and  telecommunications hardware, software and peripheral equipment errors/problems   Seek out, coordinate, and consult with independent resources of technical information  to apply to problems   Other related duties as required.     

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 24

DESIRABLE KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES                     

Considerable knowledge of Windows network equipment systems  Considerable  knowledge  of  networking  protocols  necessary  to  operate  an  Ethernet  network  Intermediate knowledge of networking equipment maintenance and troubleshooting  Considerable  knowledge  of  Microsoft  applications,  including  operating  systems,  web  editing and productivity software  Ability  to  assist  departments  with  identifying  and  understanding  technical  needs  and  preparation of purchasing standards  Excellent written and oral communication skills  Ability  to  work  in  a  diverse  environment  and  form  and  maintain  positive  working  relationships with all levels of staff  Excellent project management skills  Ability to work independently on difficult, complex and technical tasks  Skills and knowledge in computer systems, printers and other business based peripheral  equipment and their operation  Ability to research, analyze and engage best practices pertaining to information  technology  Ability to plan, organize, assign, direct and inspect the work of contractors  Working knowledge of hardware components of desktop/laptop systems, phone  systems and network systems.  Desktop computing and troubleshooting skills  Ability to prioritize multiple tasks and work under pressure  Ability to effectively and tactfully provide technical assistance to non‐technical users  Ability to learn and apply new information quickly and effectively in providing  administrative and technical support  Ability to lift, bend, stoop, climb, reach, and push and pull equipment.   Ability to perform after/before and weekend hours work, when necessary.  Must be especially courteous and customer‐service oriented. 

PHYSICAL/VISUAL ACTIVITIES OR DEMANDS   Sitting, talking, hearing, walking, reaching, stooping, bending, lifting, climbing, pushing  and pulling    Concentrated mental and visual attention with normal hand‐eye coordinating   Clarity of vision at 20 inches‐corrected or uncorrected   Occasional moving of items up to 50 lbs       

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 25

EQUIPMENT USED TO PERFORM JOB   Personal computers and laptops   Printers, digital cameras, VoIP, PBX phone devices and, a variety of PDA equipment   Windows based servers   High level network equipment  EXPERIENCE AND TRAINING   Graduation  from  high  school  supplemented  by  trade  school  instruction,  Bachelor’s  Degree in Information Technology or related field preferred   Two  years  progressively  responsible  related  experience  with  planning,  implementing  and maintaining a Windows network environment, including Exchange, MS‐SQL   Experience  in  managing  PBX  and  VoIP  telecommunication  systems  and  their  environments preferred   Must have three to five years previous experience working and supporting a Microsoft  networked environment   Demonstrated exceptional customer service and written and oral communication skills   Microsoft and hardware support certifications   Valid Drivers License.     

City of University City | RFP for Information Technology Services

Page 26