RFP #1914 Request for Proposal for Architectural Services Scope of


RFP #1914 Request for Proposal for Architectural Services Scope of...

6 downloads 254 Views 184KB Size

10400 Detrick Avenue  Kensington, Maryland 20895‐2484  Telephone (240)627‐9786  Fax (301) 949‐1286  www.hocmc.org

RFP #1914    Request for Proposal for Architectural Services  Scope of Work and Design Documents for   Six Single Family & Townhome Communities:     Washington Square  KenGar   Parkway Woods  Towne Centre Place (Olney)  Sandy Spring Meadow  Seneca Ridge    February 6, 2014    The  Housing  Opportunities  Commission  (HOC)  seeks  a  qualified  Architect  to  perform  requested  services  including  the  preparation  of  permit  and  construction  drawings  (civil,  MEP,  structural  and  specifications based on a conceptual scope of work prepared by HOC) and construction administration.   Services  should  include the architect engaging civil, MEP and structural engineers, as required.  HOC  will engage any necessary environmental consultants.      HOC has obtained approval from HUD to convert a number of its developments from traditional public  housing to project based assistance under the housing choice voucher program pursuant to the Rental  Assistance  Demonstration  (RAD)  process.    The  properties  identified  in  the  RFP  are  a  portion  of  the  inventory  available  for  this  conversion.    Implementation  of  the  conversion  is  to  follow  the  requirements of the RAD.            

RFP #1914     Page 2 of 8 The subject properties for the proposed renovations include and ordered by total unit counts:  1. KenGar  Townhomes,  a  19  unit  townhome  community  consisting  of  7  two‐bedroom  units,  5  three‐bedroom  units,  and  7  four‐bedroom  units  originally  constructed  in  1979  and  located  principally at 10731 Shaftsbury Street, Kensington, MD 20895;   2. Parkway  Woods  Townhomes,  a  24  unit  townhome  community  consisting  of  nine  2‐bedroom  units, nine 3‐bedroom units, and six 4‐bedroom units originally constructed in 1980 and located  principally at12933 Twinbrook Parkway, Rockville, MD 20851;   3. Towne Centre Place (Olney) Townhomes, a 49 unit townhome community consisting of 14 one‐ bedroom  units,  20  two‐bedroom  units,  and  15  three‐bedroom  units,  originally  constructed  in  1986 and located principally at 3502 Morningwood Drive, Olney, MD;  4. Washington  Square,  a  50  unit  townhome  community  consisting  of  10  two‐bedroom  units,  32  three‐bedroom units, and 8 four‐bedroom units originally constructed in 1968 and renovated in  2002, located at 8343 Fairhaven Drive in Gaithersburg, MD 20877;  5. Sandy Spring Meadow Townhomes, a 55 unit community consisting of 25 townhouses and 30  single family homes. All town homes have two bedrooms and a bath, and family homes have  three  or  four  bedrooms  with  1.5  to  2  baths.  Originally  constructed  in  1980  and  located  principally at 1 Branchwood Court, Sandy Spring, MD;   6. Seneca Ridge Townhomes, a 71 unit townhome community consisting of 2 one‐bedroom units,  9 two‐bedroom units, 40 three‐bedroom units, and 20 four‐bedroom units that were originally  constructed in 1970 and partially‐renovated in 2008, located principally at 19568 Scenery Drive,  Germantown, MD.   In general, the work will consist primarily of replacement renovations  based on market comparables  that  are  energy  efficient  and  cost  effective  for  long‐term  ownership  to  the  interiors,  exteriors,  and  adjacent  yards,  sidewalks  and  landscape  areas  of  these  properties.    The  work  will  take  place  in  and  around both occupied and vacant units, all owned and managed by HOC.  HOC property management  will  provide  access  to  all  units,  and  will  coordinate  the  scheduling  of  the  work  and  the  day‐time  vacating of the units by the residents to temporary “Hospitality Suites” provided by HOC, as needed.     HOC is interested in designing the communities based on market comparables that are energy efficient  and cost effective for long‐term ownership. Because of this fact, the design work may vary from project  to project depending on current conditions.    Interested  firms  are  encouraged  to  attend  the  pre‐submittal  conference  which  will  be  held  at  HOC,  10400 Detrick Avenue, Kensington, MD 20895 at 10:00AM on February 14, 2014.  Attendance at this  conference is optional.  If you require any aids or services to fully participate in this meeting, please call  (240) 627‐9786 or 711 (TTY).         

RFP #1914     Page 3 of 8 Pre‐Proposal Meeting ‐ February 14, 2014, 10:00AM  Housing Opportunities Commission  10400 Detrick Avenue  Kensington, MD  20895    Pre‐Proposal Site Visit ‐  IMMEDIATELY FOLLOWING PRE‐PROPOSAL MEETING   KenGar Townhomes and Parkway Woods    Site  Visits  for  the  remaining  properties,  Towne  Centre  Place,  Sandy  Spring  Meadow,  Washington  Square, and Seneca Ridge, to be determined.    Four copies of the signed proposals are to be submitted to:    William T. Anderson, Procurement Officer   Housing Opportunities Commission   10400 Detrick Avenue  Kensington, MD 20895     no later than 3:00 PM on February 28, 2014.    For  additional  information  regarding  HOC’s  procurement  procedures,  contact  William  Anderson,  Procurement Officer, at [email protected].    Complete  RFP  documents  are  available  online  only  by  clicking  on  this  link:  http://hocmc.checkboxonline.com/RFP‐1914.aspx      Contact [email protected] or (240) 627‐9786 if you have issues with the website.         

RFP #1914     Page 4 of 8 Background    The  Housing  Opportunities  Commission  is  the  public  housing,  development  and  finance  agency  of  Montgomery County, Maryland.  HOC develops, owns and/or manages a wide range of rental housing  in Montgomery County including  public, affordable, market‐rate, supportive and senior housing.    The Property    The subject properties for the proposed renovations include and ordered by total unit counts:  1. KenGar  Townhomes,  a  19  unit  townhome  community  consisting  of  7  two‐bedroom  units,  5  three‐bedroom  units,  and  7  four‐bedroom  units  originally  constructed  in  1979  and  located  principally at 10731 Shaftsbury Street, Kensington, MD 20895;   2. Parkway  Woods  Townhomes,  a  24  unit  townhome  community  consisting  of  nine  2‐bedroom  units, nine 3‐bedroom units, and six 4‐bedroom units originally constructed in 1980 and located  principally at 12933 Twinbrook Parkway, Rockville, MD 20851;   3. Towne Centre Place (Olney) Townhomes, a 49 unit townhome community consisting of 14 one‐ bedroom  units,  20  two‐bedroom  units,  and  15  three‐bedroom  units,  originally  constructed  in  1986 and located principally at 3502 Morningwood Drive, Olney, MD 20832;  4. Washington  Square,  a  50  unit  townhome  community  consisting  of  10  two‐bedroom  units,  32  three‐bedroom units, and 8 four‐bedroom units originally constructed in 1968 and renovated in  2002, located at 8343 Fairhaven Drive in Gaithersburg, MD 20877;  5. Sandy Spring Meadow Townhomes, a 55 unit community consisting of 25 townhouses and 30  single family homes. All town homes have two bedrooms and a bath, and family homes have  three  or  four  bedrooms  with  1.5  to  2  baths.  Originally  constructed  in  1980  and  located  principally at 1 Branchwood Court, Sandy Spring, MD 20832;   6. Seneca Ridge Townhomes, a 71 unit townhome community consisting of 2 one‐bedroom units,  9 two‐bedroom units, 40 three‐bedroom units, and 20 four‐bedroom units that were originally  constructed in 1970 and partially‐renovated in 2008, located principally at 19568 Scenery Drive,  Germantown, MD. 20876  All renovation and repairs will occur with tenants in‐place or by stages with each building vacated prior  to the start of construction with tenants temporarily relocated to other buildings on the property.  The  properties have received modest improvements since initial construction.  HOC seeks to renovate the  existing property to extend its useful life for at least another 20 years.             

RFP #1914     Page 5 of 8 General Scope of Work:    The project entails the renovation of 268 single family and townhome dwellings in 6 principal locations  in  Montgomery  County.  The  anticipated replacement  renovations  are  based  on  market  comparables  that are energy efficient and cost effective for long‐term ownership and will include all or some of the  items listed below, to be decided on a unit‐by‐unit basis by HOC:    • Interior work, such as replacement of:   ƒ kitchens and bathrooms (appliances, cabinets, fixtures, finishes)   ƒ flooring   ƒ painting   ƒ HVAC systems   ƒ electrical modifications   ƒ unit cleaning   • Exterior work, such as replacement of:   ƒ windows   ƒ roofs, gutters and downspouts   ƒ siding   ƒ sidewalks, stoops, fencing and concrete walks   ƒ landscaping   ƒ trash removal     HOC is also soliciting, at the same time, general contractors to assist in the final design and scope of  work to be performed. Design drawings shall be completed within 45 days of the Notice of Award. The  work  is  to  be  completed  with  tenants  in  place.  Because  of  that  and  the  number  of  individual  units  involved,  there  is  a  need  to  eliminate  delays  associated  with  changes  in  the  work  caused  by  clarifications and differences in interpretations in materials and methods. For that reason, the selected  architect(s)  will  work  closely  with  the  selected  General  Contractor(s)  and  HOC  in  designing  and  developing work plans to define the final scope of work for each property. After construction, the building and housing units are expected to meet Enterprise Green Communities  standards.    Work  to  be  performed  will  be  completed  under  the  International  Existing  Building  Code  (IEBC) and all applicable Montgomery County construction codes and in compliance with Section 504  of the National Rehabilitation Act of 1973.    Requested Services:    Phase I, Feasibility/Conceptual Design Review:    1. In tandem with HOC and its selected contractor(s), develop conceptual Scope of Work.  2. Review  third  party  engineering  and  environmental  studies/recommendations  as  they  become available.  3. Recommend any modifications to suggest alternative solutions to maximize the value and  functionality of the site.  4. Finalize Scope of Work. 

RFP #1914     Page 6 of 8 Phase II, Construction Drawings/Administration:      1. Provide  complete  architectural  design  services  through  permit/construction  drawings  (include progress drawings and a full survey of existing conditions).  2. Provide all required engineering including civil, structural, MEP as required for permitting.    3. Attend all meetings with HOC, government officials and community as required.  4. On  behalf  of  HOC,  prepare  all  applications  for  required  permits  and  approvals  such  as  applicable  site  plan,  storm  water  management  plan,  utility  connection  permits,  building  permits, etc.   All permit fees will be paid by HOC.  5. Assist  in  selection  of  and  coordinate  with  general  contractor  and  other  consultants  as  required.  6. Advise and comment on proposed value engineering alternatives.  7. Construction Administration/Supervision.  Based on a 12 month construction schedule and  project close‐out.     For additional information regarding the planned renovation, contact Jay Shepherd, Asset Manager, at  [email protected].    Typical Contract Documents            HOC  utilizes  AIA  Construction  Contract  forms  and  General  Conditions  with  supplemental  conditions  applicable to HOC projects.  HOC intends to use AIA Forms B101 – 2007 (formerly AIA Form B151 –  1997) Standard Form of Agreement Between Owner and Architect.   Additional contract documents required by HOC include, but not limited to, are as follows:       a. HOC Amendments to Standard Form of Agreement between Owner and Architect.   b. All requisitions will be submitted on AIA Forms G702 and G703  c. All Change Orders must be submitted on AIA G701.  d. Lien Releases required on AIA Document G706A.  e. CPM Project Schedule.  f. Current evidence of Insurance (General Liability, Workers Compensation, Automobile, etc.)    Minimum Qualifications    1. Proposals will only be accepted from Respondents who provide satisfactory evidence of and  references  for  completion  of  at  least  two  (2)  single  projects  of  similar  size  and  type  (i.e.  residential, multi‐family renovation and new construction in excess of $2,000,000.)  2. Respondent’s references shall demonstrate successful experience as the primary architect  on multi‐family residential projects in Montgomery County, Maryland.       

RFP #1914     Page 7 of 8 Submission Requirements    All  responses  to  this  RFP  should  include  the  following  (all  responses  shall  be  submitted  in  order  of  outline below):    • Qualifications  Statement  –  a  statement  clearly  outlining  the  work  experience  of  the  organization/team  with  similar  projects  demonstrating  why  you  should  be  selected.    This  section  may  include  company  brochures  and  other  marketing  materials  to  assist  HOC  in  evaluating  your  firm.    If  the  response  represents  a  team,  please  include  materials  from  all  members of the team including engineering consultants.  • Principals and Staff ‐ Resumes of all principals and primary staff responsible for the project.  • Experience – List of similar projects including a brief description of the type, location, size and  respondents’  involvement  in  the  project.    This  section  should  include  affordable  multi‐family  projects located in Montgomery County, Maryland, demonstrating knowledge of Montgomery  County building codes and permit process.  • Project References ‐ A minimum of three (3) projects and contact information for the owners or  their representatives on projects involving substantial renovation or new construction of similar  size and type.  • Cost  –  A  detailed  cost  estimate  including  pricing  by  task  and  hourly  rates  by  staff  type  and  approximate time needed for each type of staff.    • Schedule  ‐  Include  a  detailed  schedule  of  design  drawings  through  submission  for  permit  to  Montgomery County Department of Permitting Services.  Design drawings shall be completed  within 45 days of the Notice of Award.  • Licensing  and  Insurance  ‐  Respondent  shall  provide  proof  of  all  necessary  licensing  and  evidence of adequate insurance.  • No Respondent may alter their proposal after submission.  • Failure  to  provide  all  required  documentation  with  packet  submission  will  be  deemed  an  incomplete submission and subject to disqualification.     

RFP #1914     Page 8 of 8 Selection Criteria    HOC  will  use  the  following  criteria  to  evaluate  the  proposals  and  will  rate  each  Respondent  accordingly:    • Qualifications  –  Ability  of  the  organization/team  to  undertake  and  complete  successfully  projects of comparable size and scope. (20 points)  • Experience – Demonstrated experience as primary architect on projects located in Montgomery  County Maryland and specifically with affordable housing and local building codes. (30 points)    a.  Architect must demonstrate experience with environmental abatement to include:  ACM, LBP and mold removal and remediation.  b. Architect must show experience with State of Maryland and Montgomery County,  Maryland  storm  water  management  practices  and  Montgomery  County  building  codes.  • •

References. (25 points)  Price. (25 points)     Rights Reserved  The Housing Opportunities Commission reserves the right to:    1. Reject any or all proposals as non‐complying;  2. Reject  any  proposal  from  a  respondent  with  prior  experience  with  HOC  that  was  unsatisfactory, at HOC’s sole discretion;  3. Waive  any  informalities  (other  than  submission  of  a  proposal  after  the  deadline  set  forth  above);  4. Modify this RFP, including an extension of the deadline for submission, at any time prior to  the deadline;  5. Request further information from the respondent at any time during the process, either in  writing or orally.     Questions:  Please contact William Anderson, Procurement Officer, Housing Opportunities Commission  of Montgomery County at [email protected].