The New Mexico Institute of Mining and Technology

---

  The New Mexico Institute of Mining and Technology  Purchasing Services Office              Request For Proposal (RFP)  First Responder Training Program      RFP# I0008436E (Rebid)    Release Date: March 15, 2013          DUE DATE:  April 15, 2013 at 2:00 PM MST            Kimela Miller  Director of Purchasing     Telephone:   (575) 835‐5881  Facsimile   (575) 835‐5887   

I.

TABLE OF CONTENTS      GENERAL INSTRUCTIONS FOR PREPARATION OF PROPOSAL   

II.

EVALUATION CRITERIA  

 

 

 

 

 

 

 4 

III.

TERMS AND CONDITIONS 

 

 

 

 

 

 

 8 

IV.

DISCUSSIONS WITH OFFERORS AND AWARD   

 

 

 

11 

V.

PROCUREMENT CODE   

 

 

 

 

 

 

12 

VI.

RESIDENTIAL PREFERENCE 

 

 

 

 

 

 

12 

VII.

VETERANS PREFERENCE 

 

 

 

 

 

 

12 

VIII.

TERM 

 

 

 

 

 

 

 

12 

IX.

RFP TERMINATION 

 

 

 

 

 

 

 

12 

X.

PUBLIC INSPECTION 

 

 

 

 

 

 

 

12 

XI.

LICENSES AND PERMITS 

XII.

CONTRACT TERMINATION 

 

 

 

 

 

 

13 

XIII.

SCOPE OF WORK 

 

 

 

 

 

 

14 

Attachment A ‐ Offer             Attachment B – Veterans Preference Certification      Attachment C – Government Flow Down        Attachment D – Incident Response to Terrorist Bombings    Attachment E – Tentative Schedule              Attachment F – Non‐Disclosure Agreement   Attachment G – Task Order 1          Attachment H – Task Order 2           

               

19  20  21  22  23  24  26  27 

 

ATTACHMENTS                       

                 

 

 

 3 

12 

 

2

I.  General Instruction for Preparation of Proposal    The Purchasing Services Office, on behalf of the Board of Regents of the New Mexico Institute of Mining and Technology, (New  Mexico Tech) seeks written, responsible proposals from qualified Offerors for the First Responders Training Program.  Due date  for receipt of proposals is 2:00 P.M. local time on April 15, 2013.  Date and time of receipt will be stamped on the proposals by  the Purchasing Office and held in a secure place.  Proposals received later than the due date and time will not be considered.    This Request for Proposal (RFP) contains specific requests for information.  However, in responding, Offerors are encouraged to  include  in  their  proposals  any  additional  information  they  believe  relevant  and  valuable.    Sales  and  general  promotional  material  should  not  be  included,  specific  product  literature  may  be  included.    The  proposal  must  be  specific  and  must  be  responsive to the criteria set forth in this request.    Clarification of instructions, terms and conditions, insurance, and preparation or submission of proposals shall be made only by  the Purchasing Office.  Questions will not be accepted or answered by telephone.   Questions must be submitted in writing  and should be restricted to clarification and / or amplification of the RFP.  Offerors should reference their questions to specific  RFP sections, paragraphs and page numbers.  Question may be faxed to 575.835.5887, Attn:  Kimela Miller or by emailing them  to  [email protected]  .    All  questions  must  be  submitted  no  later  than  5:00  P.M.  seven  (7)  calendar  days  before  the  proposal is due.  Questions and their answers will be incorporated into an addendum which will be posted on the Purchasing  website  at  http://www.nmt.edu/purchasing‐services  .    Please  check  the  website  often  for  updates  to  the  RFP.    Receipt  of  addenda must be noted on the Offeror’s proposal confirming the receipt of any and all amendments.    No other source within New Mexico Tech is authorized to explain, interpret, or give information concerning the Request for  Proposal document.  Further, no contact between the proposers and the end‐users of the good or services is permitted until  a proposal is selected and a contract signed.      This Request for Proposal implies no obligation on the part of New Mexico Tech, nor does New Mexico Tech's silence imply any  acceptance or rejection of any proposal.  New Mexico Tech reserves the right to accept or reject any or all proposals.    Submit  four  (5)  complete  copies  (1  original  and  4  copies)  in  one  sealed  envelope,  package,  or  box.    Proposals  may  be  hand  carried, mailed by USPS or express service to:         Director of Purchasing    Attn:  I0008436E (rebid)  New Mexico Institute of Mining and Technology  801 Leroy Place  Brown Hall, Room 110  Socorro, NM  87801    Note:    the  Purchasing  Office  is  closed  at  lunch  M‐F  from  noon  until  1:00  p.m.  if  hand  delivering,  please  time  your  arrival  accordingly.    Please  ensure  that  the  RFP  number  is  included  in  the  address  attention  line.    Pricing  information  shall  be  contained  in  a  separate envelope within the package.    NOTE:  PROPOSALS SUBMITTED BY FAX OR EMAIL WILL NOT BE CONSIDERED.    Delivery:  it is the sole responsibility of the Offeror to see that their proposal is delivered by the date and time specified in this  RFP.  Offerors should never leave a proposal with any New Mexico Tech office or New Mexico Tech individual for delivery to the   purchasing office.    Modification:    the  proposal  may  be  modified  or  withdrawn  prior  to  the  established  due  date  in  accordance  with  the  requirements of the New Mexico Procurement Code 13‐1‐1 et seq. NMSA 1984 Supp.  Telegraphic or written modifications of  proposals  already  submitted  are  acceptable.    A  late  modification  of  an  otherwise  successful  proposal,  that  makes  its  terms  more favorable to New Mexico Tech will be considered at any time it is received.    Late submission:  any proposal received after the scheduled closing time for receiving proposals will not be considered and will  be returned to the Offeror unopened.   

Withdrawal:    prior  to  award,  proposals  may  be  withdrawn  anytime  by  written  notice,  or  in  person  by  Offeror’s  authorized  representative.    New  Mexico  Tech  reserves  the  right  to  reject  any  or  all  proposals,  or  any  part  thereof,  and  to  waive  any  technicalities  or  informalities in the proposal if in the best interests of New Mexico Tech.  Incomplete proposals may result in dismissal of all or  part of the response.    Each proposal must give the complete mailing address of the Offeror and must be signed by the Offeror with the Offeror’s legal  authorized  signature  (Attachment  A).    Proposal  by  partnerships  must  be  signed  by  one  of  the  members  of  the  of  the  partnership  or  by  an  authorized  representative.    Proposals  by  corporations  must  be  signed  and  sealed  in  the  name  of  the  corporation followed by the signature and title of the president, secretary or other person authorized to bind the corporation in  the  matter.    The  names  of  all  persons  signed  should  be  typed  or  printed  below  the  signature.    Unsigned  proposals  will  be  considered non‐responsive and returned to the Offeror.      Proposals will not be opened publicly but shall be opened in the presence of the Director of Purchasing and one or more New  Mexico Tech representatives.      Offerors will be evaluated on their ability to satisfy the requirements stated herein at the best obtainable price.  The precise  method by which the Offeror will be evaluated is detailed further in this document.    If  an  Offeror  has  assisted  with  the  development  of  the  proposal  or  provides  specifications,  that  Offeror  MAY  NOT  submit  a  proposal.    Each proposal must be typed and legible.  Failure to include all information requested in the Request for Proposal documents  may render the Offeror’s proposal non‐responsive and the proposal may be returned to the Offeror.  All information must be  entered in ink or typed and corrections must be initialed.    The proposal must include the statement that the proposed terms will remain in effect for at least ninety (90) days after the  scheduled due date for responses.    No employee of New Mexico Tech shall have any direct financial interest in any contract with New Mexico Tech.  Any violation  of this provision will render the contract void, unless it is approved by the Board of Regents after full disclosure.    Offeror’s response must be specific and in such form that the evaluation committee may readily compare the response to the  appropriate  criteria.    If  invited  for  an  interview  or  product  demonstration  regarding  this  proposal,  failure  to  respond  to  an  invitation to make a presentation to the committee may result in a proposal not being considered.    Offeror’s proposal must be bound and indexed and must use, where required, the forms provided in the RFP.  Offerors should  organize each copy of their proposal as follows, with a tab / section for each alpha designation and its title, in order to simplify  evaluation.  If the required format is not followed, the proposal may be eliminated from consideration.    II.  Evaluation Criteria    It  is  New  Mexico  Tech’s  intention  to  award  multiple  contracts  to  support  multiple  tasks  to  the  responsible  entities  whose  proposal  is  determined  to  represent  the  Best  Value  to  New  Mexico  Tech,  cost  and  other  criteria  considered.    The  technical  criteria  set  forth  in  the  Evaluation  Criteria  (inclusive  of  experience  and  past  performance)  are  considered  to  be  significantly  more important than cost/price.     New  Mexico  Tech  will  make  a  best  value  award  determination.  Best  value  is  defined  as  the  offer  that  results  in  the  most  advantageous acquisition decision for New Mexico Tech.  In making this determination New Mexico Tech is  more concerned  with obtaining a superior solution and quality assurance (as set forth in the technical and past performance evaluation criteria)  to achieve the requirements of the proposal than making an award to the Offeror with the lowest total price.  Therefore, New  Mexico Tech reserves the right to make award to a higher priced Offeror to achieve superior solution.       The determination of best value will be made by comparing the differences in the value of the criteria with the differences in  the  proposed  cost.    However,  cost  may  become  the  ultimate  determining  criteria  for  award  of  the  contract  as  proposals  become more equal in terms of technical merit.   

4

Award may be made without discussions based on the initial proposals received.  Therefore, Offerors are encouraged to submit  their initial proposals with the most favorable terms from a technical and cost standpoint.  However, New Mexico Tech reserves  the right to conduct discussions.     Each  task  described  in  the  RFP  requires  a  separate  description.    Please  note  that  the  SOW  describes  four  (4)  periods  of  performance and four (4) tasks. Each proposal must specify a task or tasks and period(s) of performance.  New Mexico Tech  reserves the right to select one or multiple contractors to perform each task as outlined in the RFP.  Awards may be made for  one part or the entire project.     Any  information  provided  in  the  Request  for  Information  (RFI)  I1311003E  must  be  provided  again  when  requested  in  this  RFP.    Source Selection Criteria  The proposals received under Request for Proposal (RFP) will be evaluated in accordance with the criteria below.  As stated in  the RFP, awards shall be made to the Offeror whose proposal is determined to best meet the needs of New Mexico Tech after  consideration  of  all  criteria,  that  is,  the  proposal  that  provides  the  best  value  to  New  Mexico  Tech.    New  Mexico  Tech  may  award any resulting contract to other than the lowest priced Offeror.  All information provided in the Offeror's proposal will be  evaluated and award(s) will be made based upon an integrated assessment of the evaluation criteria described below.     Evaluation criteria are as follows:    Criteria #  Criteria  Weight  Criteria 1  Work Plan  25%  Criteria 2  Management Plan  25%  Criteria 3  Staffing Plan and Key Personnel  20%  Criteria 4  Quality Control Plan  10%  Criteria 5  Experience and Past Performance  10%  Criteria 6  Cost  10%  Criteria 1 ‐ Work Plan   The  technical  evaluation  will  consider  the  merits  of  the  proposed  technical  approach/methodology.    The  merits  of  the  work  plan will be considered to determine the degree the proposed solution will successfully achieve the requirements of the task.  The plan will be evaluated to assess the level of confidence that the Offeror will successfully meet the requirements of industry  regulations and standards that are in full compliance with the Statement of Work (SOW).  Overall the technical approach will be  evaluated  to  determine  how  well  the  Offeror  will  accomplish  the  requirements  of  the  task.  The  work  plan  must  be  clear,  concise, specific, efficient, and convincing.     The work plan will be evaluated to determine the Offeror’s understanding of the requirements of the task.  Consideration will  be given to the proposed functions and disciplines involved for each objective, skill levels, quantity of resources, and methods  of  operation  required  for  each  contract  period  of  performance.  Consideration  will  be  given  to  the  proposed  allocation  of  resources  (i.e.,  distribution  of  staff,  types  of  labor,  categories,  subcontractors,  proposed  contractor  owned  equipment,  etc.),  and the resulting effectiveness.    The evaluation will consider the merits of the work plan and how convincing it is to successfully assume full performance of the  contract  or  task  in  a  timely,  efficient  and  cost  effective  manner.  Consideration  will  be  given  to  how  the  Offeror  will  assume  work‐in‐process,  obtain  all  needed  training,  and  assume  full  responsibility  of  all  SOW  requirements  in  a  timely,  efficient  manner.   Criteria 2 ‐ Management Plan   The  technical  evaluation  will  consider  the  merits  of  the  proposed  management  plan.    Consideration  will  be  given  to  the  Offeror’s  demonstrated  ability  to  direct  and  control  the  operation  of  this  requirement  both  programmatically  and  on  a  daily  basis in an efficient and cost effective manner.  Consideration will be given to the Offeror’s proposed risk management plan and  how the Offeror will manage risks, which includes both identifying and mitigating risks.  The management plan will be evaluated  on how well the Offeror demonstrates that it will successfully and efficiently manage the requirements of the SOW.     Consideration will be given to the merits of the Offeror’s current organizational chart(s) and lines of authority and supervision  pursuant to management of this effort.  Consideration will be given to how well corporate management systems are described, 

5

indicating  how  this  contract  will  fit  into  the  organization's  overall  business  plan  and  the  extent  of  corporate  support,  involvement, and oversight.     Consideration  will  be  given  to  how  well  the  Offeror  addresses  schedule  controls,  project  cost  accounting  and  tracking,  and  management  of  multiple  work  order  assignments.    Consideration  will  be  given  to  how  well  the  Offeror  describes  how  work  orders will be managed to ensure they are efficiently processed in a timely manner.  The evaluation will include the merits on  how any subcontracted work will be managed and integrated to ensure efficient and effective services are provided.   Criteria 3 ‐ Staffing Plan and Key Personnel   The technical evaluation will consider the merits of the proposed staffing plan and key personnel.  Consideration will be given  to how the Offeror will staff the contract in order to successfully meet all requirements of the SOW (including use of both “key  personnel” and other than key personnel).     Consideration will be given to how well the staffing plan demonstrates that the Offeror will successfully and efficiently provide  all required staffing and key personnel for the tasks identified in the SOW.     Consideration will be given to how the Offeror will recruit, retain, train, supervise, and coordinate its staff.  Consideration will  be given to the merits and realism of the proposed labor mix and how well the Offeror demonstrates that the proposed staff  will have the necessary skills and expertise necessary for successful contract performance.     Consideration will be given to the merits of key personnel who will be assigned to this contract and the rationale for positions  designated  as  key  (i.e.,  why  the  Offeror  determined  the  position(s)  to  be  key).    Consideration  will  be  given  to  how  well  the  Offeror demonstrates that the proposed key personnel have an understanding of the program scope and objectives as well as  relevant experience.  Consideration will be given to how well the Offeror demonstrates an understanding of the importance of  assigning  experienced,  key  personnel  in  the  completion  of  the  contract.  Résumés  must  be  provided  for  all  proposed  key  personnel. Letters of commitment must be provided for all key personnel that are not currently employees of the Offeror or its  proposed subcontractors.  Resumes must be limited to three (3) pages each.   Criteria 4 ‐ Quality Control Plan   The technical evaluation will consider the merits of the proposed quality control plan. Consideration will be given to how well  the  quality  control  plan  demonstrates  the  Offeror’s  ability  to  propose  and  execute  a  quality  control  plan,  whereby  the  contractor  manages  and  monitors  the  process  and  takes  the  appropriate  corrective  action  to  correct  performance  to  meet  program  objectives.  Consideration  will  be  given  to  how  well  the  plan  demonstrates  that  the  Offeror  will  provide  effective  quality control for all requirements of the SOW.     Consideration  will  be  given  to  how  well  the  quality  control  plan  discusses  the  Offeror’s  policies  and  procedures  to  ensure  compliance with the contract requirements and its methods of documenting and enforcing quality control procedures of both  the prime contractor and subcontractors.   Criteria 5 ‐ Experience and Past Performance  The  past  performance/company  experience  of  the  Offeror  will  be  considered  in  evaluation  and  selection.    The  technical  evaluation will consider the merits of the Offeror’s experience on similar and/or relevant projects and endeavors. Consideration  will  be  given  to  the  information  listed  below  for  prime  contracts  or  subcontracts  under  which  it  performed  work  similar  in  nature  and  complexity  to  the  subject  requirement.  This  information  may  include  the  experience  of  predecessor  companies,  major subcontractor, or proposed key personnel.    A.  Contracting Agency (Company), address, and telephone number.   B.  Contract number and type of contract.   C.  Date of contract, period of performance, and place of performance.   D. Address and phone number of contracting and technical officers.   E.  Size of contract (average number full time equivalents provided per year) and dollar value.   F.  Brief description of contract work and responsibilities.   G. Applicability of subcontracting plan.   H. Indicate comparability of each project to the immediate one. It is not sufficient to merely state that a project is comparable  in magnitude and scope.  Rationale must be provided to convince New Mexico Tech that a project is indeed similar.    The  technical  evaluation  will  consider  the  merits  of  the  Offeror’s  past  performance.  Consideration  will  be  given  to  the  Past  Performance  Questionnaires  of  past  experience  summaries  for  itself  and  any  major  subcontractor(s).  The  following  will  be  considered. The submitted past performance experiences are of contractual work that is similar to the requirements set forth in 

6

this solicitation. The contractor will demonstrate compliance with subcontract plans under other contracts. If the Offeror has no  relevant corporate or organizational past performance, the Offeror may substitute past performance of a predecessor company  or  of  the  Offeror's  proposed  key  personnel  who  have  relevant  experience.  The  Offeror  will  provide  a  list  of  any  contracts  terminated for convenience or terminated for default within the last three (3) years. The Offeror will also list any contracts for  which the customer did not exercise an option to continue the contract within the last three (3) years and the reason the option  was not exercised. Past experience summaries are for projects completed in the last five (5) years or currently in process, which  are  of  similar  size,  scope,  complexity,  or,  in  any  way,  are  relevant  to  the  effort  required  by  this  solicitation.  Contracts  listed  should  include  those  entered  into  by  the  Federal  Government,  agencies  of  State  and  local  governments,  and  commercial  customers.  Contracts  with  the  parent  or  an  affiliate  of  the  Offeror  should  not  be  used.  New  Mexico  Tech  will  not  restrict  its  consideration of quality of past performance and experience to the information provided by the Offeror and, when evaluating  past  performance  and  experience,  New  Mexico  Tech  may  consider  any  additional  information  available.  Offerors  with  no  relevant experience will be rated “neutral” for the past performance and experience criteria.     Omissions and/or inaccurate or inadequate response could have a negative effect on the overall evaluation. An in‐depth review  is made to determine the relative merits of the Offeror's proposal and of the company itself.  Past performance and company  experience  will  be  evaluated  from  both  a  technical  and  business  viewpoint.  Company  experience  is  considered  to  be  the  accomplishment of work which is comparable in nature, size, and complexity to the immediate requirement.  All information  submitted  shall  be  directly  relatable  company  experience  of  the  "Proposing  Entity"  which  has  been  designated  as  that  organizational  element  responsible  for  executing  the  proposal  and  for  performing  under  the  proposed  award.  The  person  signing  the  proposal  must  have  the  authority  to  commit  the  Offeror  to  all  the  provisions  of  the  proposal.  Evaluation  will  be  directed at the organizational unit designated as the proposing entity. In those instances where the proposing entity does not  have  directly  relatable  experience,  such  as  a  newly  formed  Joint  Venture  or  the  establishment  of  a  new  organizational  unit  within  an  existing  company,  the  Offeror  may  provide  data  indicating  the  experiences  of  the  organization  elements  being  grouped together to comprise the new organizational unit. This information shall be clearly and carefully described as "General  Company Information" of the proposing entity.    By  past performance,  New  Mexico  Tech  means an  Offeror's  record  of  conforming  to  specifications  and  to standards  of good  workmanship;  the  Offeror's  adherence  to  contract  schedules,  including  the  administrative  aspects  of  performance;  the  Offeror's  reputation  for  reasonable  and  cooperative  behavior  and  commitment  to  customer  satisfaction;  and  generally,  the  Offeror's business‐like concern for the interest of the customer.     In  investigating  an  Offeror's  past  performance,  New  Mexico  Tech  will  consider  information  in  the  Offeror's  proposal  and  information  obtained  from  other  sources,  including  past  and  present  customers  and  their  employees;  other  government  agencies,  including  state  and  local  agencies;  consumer  protection  organizations  and  better  business  bureaus;  former  subcontractors; and others who may have pertinent information. Past and present customers may be randomly selected out of  each Offeror's proposal. The point of contact for each of these customers may then be contacted by the evaluation committee  and asked a standard set of predetermined questions regarding the Offeror's performance.     Evaluation of past performance will be a subjective assessment based on consideration of all relevant facts and circumstances.  It will not be based on absolute standards of acceptable performance.  New Mexico Tech is seeking to determine whether the  Offeror  has  consistently  demonstrated  a  commitment  to  customer  satisfaction  and  timely  delivery  of  services  at  fair  and  reasonable prices.     Provide  a  minimum  of  three  (3)  references  for  services  the  company  has  provided  which  are  similar  to  New  Mexico  Tech  requirements. Include name, address, telephone number and email address.  New Mexico Tech reserves the right to look into  all or a portion of the Offeror's references and collect data regarding past performance through listed references or from other  sources.  New Mexico Tech also reserves the right to consider an Offeror's past performance as a subcontractor.     Criteria 6 ‐ Cost   Offerers  should  pay  particular  attention  to  the  requirements  stated  in  the  two  (2)  task  orders  (Attachments  G  and  H)  accompanying  the  RFP.   Offeror  needs  to  explain  in  detail  how  they  would  fulfill  these  tasks.   In  addition  to  the  technical  explanations  the  offerers  need  to  demonstrate  fluency  to  ensure  that  the  courses  delivered  to  these  customers  are  within  customer Tactics, Training and Procedures.  Strict adherence to GSA foreign travel rules and regulations and course methods of  economy is also expected to be advocated.  A separate cost detail must be attached for each of the task orders.    Adequate cost competition is expected for this acquisition. The following criteria will be used to evaluate cost:    

7

(1) Cost reasonableness. Cost reasonableness will be evaluated based on the degree a prudent person would expect to incur  for  the  same  or  similar  services.  Fixed  price,  estimated  costs  and  available  fee  that  are  higher  than  the  amount  a  prudent  person would expect to pay for the services will be considered unreasonable. The fee shall be adequately split between base  and  award  fee  to  encourage  excellent  performance.    The  two  (2)  task  orders  will  allow  New  Mexico  Tech  to  evaluate  the  offeror’s understanding of the program and the costs involved to provide training.    (2)  Cost  realism.  This  will  consist  of  a  review  of  the  cost  portion  of  the  Offeror’s  proposal  to  the  two  (2)  task  orders  to  determine if the overall costs proposed are: 1) realistic for the work to be performed; 2) reflect the Offeror’s understanding of  the  requirements;  and  3)  are  consistent  with  the  unique  methods  of  performance  and  materials  described  in  the  Offeror’s  technical  proposal.  In  conducting  cost  realism  New  Mexico  Tech  will  determine  the  probable  cost  of  performance  for  each  Offeror.  The probable cost may differ from the proposed cost and will reflect New Mexico Tech’s best estimate of the cost of  any contract that is most likely to result from the Offeror’s proposal.  The probable cost shall be used for purposes of evaluation  to determine the best value.  The probable cost will be determined by adjusting each Offeror’s proposed cost, and fee when  appropriate, to reflect any additions or reductions in cost elements to realistic levels based on the results of the cost realism  analysis and technical evaluation. Cost realism does not apply to fixed prices.     BASIS OF AWARD   1.   The Offeror’s management experience and past performance shall be evaluated for relevance, depth, quality of experience  and proven effectiveness in providing similar and like services to that of the SOW.  2.   Offeror’s proposed personnel shall be evaluated for depth and relevance of experience as it relates to the requirements of  the SOW. The degree of proven effectiveness in applying management skills and abilities in overall project coordination  and integration, including planning, controlling, scheduling to deliver the services needed to meet the requirement of the  SOW.  3.   Relevance and general management approach, including reporting relationships within the organization.  4.   Authorities and responsibilities of key personnel and other managers and the organizations ability to foster and maintain  positive, open and effective communications.  5.   The organization’s potential for effective and efficient accomplishment to meet the requirements of the SOW.  6.   Ability to assist in continuity of EMRTC operations.    7.   Overall cost as demonstrated with the two (2) task orders.    The evaluation committee will evaluate each Offeror’s proposal and then establish, by consensus, percentage points for each  evaluation criteria.  Award will be made to the Offeror(s) who receives the highest total score.    Tentative time line:       Issuance of RFP            March 15, 2013          Site Visit (non‐mandatory)*          March 26, 2013 9:00 a.m.   All questions due from Offerors        April 7, 2013          RFP responses due from Offerors        April 15, 2013      Award of Contract            June 1, 2013    *RSVP  by  COB  March  22,  2013,  if  you  will  be  attending  the  site  visit.    Please  email:    [email protected]  with  your  acceptance and names of individuals who will be attending.    III.  Terms and Conditions    A. General    1. New Mexico Tech’s standard Terms and Conditions are an equal and integral part of this RFP.  Any deviation  must be clearly identified by the Offeror.  2. This RFP, addenda, and all attachments will be considered to be part of and incorporated into the resultant  contract or purchase order by reference.  3. The Offeror shall include all applicable costs in their proposal, including but not limited to licenses, materials  and labor.  4. The freight terms shall be Freight Prepaid unless otherwise agreed to at the time of award.  The F.O.B. will  be desination unless otherwise agreed to at the time of award. 

8

5. This RFP constitutes the entire agreement between the parties with respect to its subject and shall not be  modified,  altered  or  amended  in  any  way  except  as  provided  for  this  RFP.    This  RFP  and  the  resultant  contract will be interpreted and governed by the Laws of the State of New Mexico.    B.  Reserve  Acceptance  ‐  New  Mexico  Tech  reserves  the  right  to  select  the  combination  of  goods  and  services  that  appears best‐suited to meet the needs of New Mexico Tech.  New Mexico Tech reserves the right to reject any offer  outright even if technically superior, if such an offer exceeds New Mexico Tech’s available resources.      C.  Proposal Acceptance ‐ In evaluating the responses, the Purchasing Office reserves the right to accept or reject all or  any  part  of  any  response,  waive  minor  technicalities  and  award  the  contract  to  the  Offeror  that  best  serves  the  interests of New Mexico Tech.    D.    Request for Proposal Expenses Including Preparation and Demonstration ‐ Expenses for developing proposals and  for  demonstrations,  if  requested,  are  entirely  the  responsibility  of  the  Offeror  and  shall  not  be  chargeable  in  any  manner to New Mexico Tech.    E.  Offeror Representative ‐ New Mexico Tech reserves the right to negotiate a change in Offeror representative if the  assigned representative is not supplying New Mexico Tech needs adequately.  The right shall carry forward through  the RFP period and the full time during which the service acquired as a result of the Request for Proposal is provided  to New Mexico Tech.    F.  Offeror  Response  Made  a  Part  of  the  Contract  ‐  If  Offeror’s  proposal  is  accepted,  the  proposal  and  appropriate  modifications will be incorporated in the contract entered into between Owner and Responsbile Offeror.    G.  Contract Information     Award and Administration of Award ‐ The Purchasing Office will contract for the proposed goods and / or services  from the selected Offeror.  Third‐Party Subcontractors to the Offeror will be expected to comply with all terms and  conditions of the award.  During the term of the agreement, no work is to be performed by the offeror without the  express written consent of the Purchasing Office.  Any work performed without written authorization will be at the  offeror’s  expense.    Any  resulting  agreement  will  be  the  exclusive  statement  of  understanding  between  the  parties  with respect to its subject matter and shall consist of the following, in order of precedence:    a) New Mexico Tech RFP# I008436E (rebid)  b) New Mexico Tech Master Subcontract Agreement  c) Offeror’s  proposal and Terms and Conditions    Termination ‐ New Mexico Tech shall reserve the right to terminate any contract entered into as a result of the RFP at  any time by giving thirty (30) days written notice of its intent to cancel.  In the event the Contractor fails to carry out  and comply with any of the conditions and agreements to be performed under the specifications, New Mexico Tech  will notify the Contractor, in writing, of such failure or default.  In the event the necessary corrective action has not  been completed within a ten (10) day period, the Contractor must submit, in writing, why such corrective action has  not been performed.  New Mexico Tech reserves the right to determine whether or not such non‐compliance may be  construed as a failure of performance of the contract.    H.  Offeror’s Terms and Conditions ‐ The Offeror must state those standard terms and conditions which the Offeror will  expect  New  Mexico  Tech  to  consider.    Any  deviation  from  proposal  specifications  must  be  clearly  identified  by  the  Offeror.  This RFP will prevail in the event of a conflict between the Offeror’s proposal and the RFP. New Mexico Tech  will consider but is not bound by any Offeror’s standard terms and conditions.  If an impasse occurs, the proposal will  be disqualified.    I. 

Safety and Insurance Requirements ‐ it shall be each Contractor’s responsibility to provide for the safety of workers  and public in compliance with the requirements of insurance and public health and safety.   

  The  successful  Offeror  will  be  required  to  provide  insurance  certificates  to  the  Purchasing  Office  as  part  of  the  resulting contract.  Coverage must be maintained in full force for the duration of the contract, or until complete and  successful performance of the contract is acknowledged by the Institute.     

9

The following minimum amounts are required:           

WORKER'S COMPENSATION  ‐ Minimum by Statute  COMMERCIAL GENERAL LIABILITY ‐ INCLUDING CONTRACTUAL  Single Limit    Bodily Injury Liability  Property Damage Liability 

         

 

 

 

 

 

 

$500,000 OR  $100,000 each person and $500,000 each occurrence  $100,000 each occurrence 

COMPREHENSIVE AUTOMOBILE ‐ Including Owned and Non‐owned  Single Limit    Bodily Injury Liability  Property Damage Liability 

 

 

 

 

 

 

 

$500,000 OR  $100,000 each person and $500,000 each occurrence  $100,000 each occurrence 

    J.

Indemnification ‐ The successful Contractor(s) will assume the liability for all losses, damages (including loss of use),  expenses, demands and claims in connection with or arising out of any injury or alleged injury to persons (including  death), or damages or alleged damages to property, sustained or alleged to have been sustained in connection with  or  to  have  arisen  out  of  the  performance  of  the  work  by  the  Contractor,  and  his  agents,  and  employees,  including  losses,  expenses,  or  damages  sustained  by  New  Mexico  Tech.    The  successful  Offeror  will  undertake  and  agree  to  indemnify  and  hold  harmless  New  Mexico  Tech  and  its  Board  of  Regents,  individually  and  collectively,  and  the  officers, agents, and employees of New Mexico Tech, from any and all losses, expenses, damages (including loss of  use),  and  to  pay  all  damages,  judgments,  costs  and  expenses,  including  attorney’s  fees  in  connection  with  said  demands and claims resulting therefrom.  Any claims against  New Mexico Tech must be filed with the State of New  Mexico. 

  The Contractor shall adhere to the Federal Occupational Safety and Health Administration (OSHA) regulations and the  State  of  New  Mexico  Environmental  Improvement  Board  Occupation  Health  and  Safety  Regulations,  and  Radiation  Control  Bureau  regulations  that  apply  to  work  performed  under  this  proposal.    The  Contractor  shall  defend,  indemnify,  and  hold  New  Mexico  Tech  free  and  harmless  against  any  and  all  claims,  loss,  liability  and  expense  resulting from any alleged violation(s) of said regulation(s) including but not limited to, fines or penalties, judgments,  court costs, and attorney’s fees.    K.  Certification  of  Tax  Exempt  Status  ‐  New  Mexico  Institute  of  Mining  and  Technology,  dba  New  Mexico  Tech,  is  an  agency of the State of New Mexico.  In accordance with State statutes, Sections 7‐9‐13 and 7‐9‐54, sales of TANGIBLE  PERSONAL  PROPERTY  to  the  Institute  are  specifically  exempted  from  the  state Gross  Receipts Tax.    This exemption  does  not  apply  to  the  purchase  of  SERVICES,  LEASES  OF  PROPERTY,  or  ITEMS  PURCHASED  FOR  A  CONSTRUCTION  PROJECT.       All proposal amounts shall EXCLUDE any applicable Gross Receipts Tax. If the resulting contract is taxable, show the  amount of the tax as a separate item on the itemized list.    Federal Registration #:  85‐6000‐411      New Mexico Identification #:  CRS 01‐507116‐002    A  Nontaxable  Transaction  Certificate  (NTTC)  can  be  obtained  from  New  Mexico  Tech  by  sending  a  request  to  [email protected]  along with company name, address and TIN or NM CRS number.    L. Contract Utilization by Other Agencies ‐ In accordance with NMSA 13‐1‐129, Offerors are hereby notified that other  governmental  entities  within  the  State  of  New  Mexico,  or  as  otherwise  allowed  by  their  respective  governing  directives,  may  contract  for  services  with  the  awarded  Offeror.    Contractual  engagements  accomplished  under this  provision shall be solely between the awarded Offeror and the contracting entity with no obligation by the Regents of  New Mexico Tech.    M. E‐Verification ‐ The Immigration Reform and Control Act of 1986, Pub L 99‐603 (8 USC 1324a) requires employers to  verify the eligibility of individuals for employment to preclude the unlawful hiring, or recruiting or referring for a fee,  of aliens who are not authorized to work in the United States.  This information will be used by employers as a record 

10

of their basis for determining eligibility of an employee to work in the United States.  The form will be kept by the  employer  and  made  available  for  inspection  by  authorized  officials  of  the  Department  of  Homeland  Security,  Department  of  Labor,  and  Office  of  Special  Counsel  for  Immigration‐Related  Unfair  Employment  Practices.   Submission of the information required is voluntary.  However, an individual may not begin employment unless this  form  is  completed,  since  employers  are  subject  to  civil  or  criminal  penalties  if  they  do  not  comply  with  the  Immigration  Reform  and  Control  Act  of  1986.   More  information  regarding  the  employment  requirements  can  be  found at the following website:  http://www.uscis.gov/files/form/i‐9.pdf    New Mexico Tech’s E‐Verify Company ID Number is 165512    N.  Certification of Payment of Gross Receipts Tax to the County and City of Socorro  When appropriate, Offeror agrees to certify to the County of Socorro that all applicable Gross Receipts Taxes (“GRT”)  have been reported and paid under location code 25‐025 in the unincorporated areas of Socorro County.  Contractor  shall, upon payment of applicable GRT to the New Mexico Department of Taxation and Revenue, cause to be sent to  the County of Socorro, Attn: Finance Director, P.O. Box I, Socorro, NM 87801 a certification of the amount of GRT paid  under location code 25‐025 for the applicable reporting period.  When reporting the city of Socorro tax, please use  the code 25‐125.  Taxes shall be shown as a separate line item on each contractor’s invoice.    O. Additional  Services  ‐  During  the  term  of  this  agreement,  New  Mexico  Tech  reserves  the  right  to  contract  with  the  awarded  Offeror  for  additional  services  as  required.    Such  services  shall  be  performed  by  mutual  consent  of  the  parties and shall be documented by addendum to the contract.    P. Right to Audit ‐ New Mexico Tech reserves the right to audit the Contractor’s records associated with this contract at  any time during the contract period and for a period of up to three (3) years following the expiration or termination of  the agreement.  Such audit may be conducted by New Mexico Tech personnel or a third party under contract with  New Mexico Tech.  New Mexico Tech shall give the Contractor reasonable notice prior to the conduct of any audit and  upon receiving the notice from New Mexico Tech the Contractor agrees to fully cooperate with the auditors.    Q. Warranty of Materials and Equipment ‐ Unless otherwise specifically stated by the offeror, all equipment, materials,  supplies and workmanship furnished or installed is to be free of defects and offeror shall agree to replace solely at his  / her expense any and all defective equipment, parts, etc. within a one (1) year period after the date of acceptance of  the items and / or installation unless otherwise agreed to in writing at the time of award.  Offeror also warrants the  materials,  supplies  or  services  furnished  to  be  exactly  as  specified  in  the  order,  free  from  defects  and  to  be  in  compliance with any drawings or specifications incorporated herein and with any samples furnished by offeror.  All  applicable UCC warranties, express and implied, are incorporated herein.    R.

The  performance  of  this  Agreement  by  NMT  is  contingent  upon  availability  of  sufficient  funds  and  sufficient  appropriations  and  authorizations  being  made  by  the  funding  entity(s)  for  such  performance.  NMT's  decision  as  to  whether sufficient funds are available and whether sufficient appropriations and authorizations have been made shall  be made in good faith and in its sole discretion, shall be accepted unconditionally by the Contractor, and shall be final.  If NMT decides that sufficient funds are not available and/or sufficient appropriations and/or authorizations have not  been  made,  it  shall  notify  the  Contractor  of  its  decision  in  writing  and  may  either  terminate  this  Agreement  or  propose  modifications  to  accommodate  the  insufficient  funds  and/or  appropriations  and/or  authorizations.  If  NMT  proposes  modifications,  the  Contractor  shall  within  thirty  (30)  days  after  receiving  NMT's  notice  give  NMT  written  notice  that  it  has  elected  either  to  (i)  accept  the  proposed  modifications  or  (ii)  terminate  this  Agreement.  If  the  Contractor  fails  timely  to  give  such  notice,  it  shall  be  deemed  to  have  accepted  the  proposed  modifications.  In  no  event  shall  NMT  be  liable  for  any  financial  or  other  penalty  on  account  of  any  termination  or  modification  of  this  Agreement as a result of insufficient funds, appropriations or authorizations. 

  IV.    Discussions with Offerors and Award    The Procurement Code permits, and the Regents reserve the right to conduct discussions with any or all Offerors, or to make an  award  of  a  contract  without  such  discussions  based  only  on  evaluation  of  the  written  proposals.  New  Mexico  Tech  likewise  reserves the right to designate an Evaluation Committee in evaluating the proposals according to the evaluation criteria. New  Mexico Tech shall make a written determination showing the basis upon which the award was made and such determination  shall be included in the procurement file.   

11

If New Mexico Tech is unable to negotiate a contract with the one selected as most qualified, negotiations will be terminated at  the  discretion  of  New  Mexico  Tech.    Negotiations  will  then  be  initiated  with  the  next  most  qualified,  or  the  procurement  process will be terminated and new proposals requested.    V.   Procurement Code    This award shall be made pursuant to the provisions of the Procurement Code governing procurement of goods and services.   Please note that Sections 13‐1‐199 NMSA impose civil and criminal penalties for violation of the provisions of the Procurement  Code.  New Mexico criminal statutes impose felony penalties for illegal bribes, gratuities or kickbacks.    VI.    Residential Preference (attach copy of certificate)    A  New  Mexico  resident  business  shall  be  awarded  the  equivalent  of  five  percent  of  the  total  possible  points  to  be  awarded  based on the resident business possessing a valid resident business certificate in accordance with Section 13‐1‐21 of the New  Mexico Statutes 1978 Annotated, Chapter 13.  If applicable, document the residential preference number in the Offer form and  attached  your  certificate  to  your  response.  The  preference  may  not  be  combined  with  the  Veterans  Preference,  but  may  be  used  once  Veterans  Preference  cap  is  reached.    Procurements  involving  federal  funds  are  excluded  from  in  state  preference  laws.    VII.  Veterans Preference (attach copy of certificate)    A  New  Mexico  resident  veteran  contractor,  upon  providing  certification  as  a  resident  veteran  and  verification  of  annual  revenues, shall be given a preference between seven percent and ten percent.  The preference may not be combined with the  residential preference, but may be used once Veterans Preference cap is reached.  Procurements involving federal funds are  excluded from in state preference laws.    VIII.  Term    The terms of this agreement shall be for one (1) four (4) year with the option to renew this agreement for up to an additional   one (1) four (4) year term by mutual consent, not to exceed eight (8) years in total.  Other documents attached to this RFP are  either boilerplate documents and dates will be adjusted to the actual period of performance at time of award or are indicative  of the funding periods.      IV.    RFP Termination    This Request for Proposal (RFP) in no manner obligates New Mexico Tech to the eventual purchase of any services described,  implied or which may be proposed, until confirmed by a written contract.  Progress towards this end is solely at the discretion  of New Mexico Tech and may be terminated without penalty or obligation at any time prior to the signing of a contract.  New  Mexico Tech reserves the right to cancel this RFP at any time, for any reason, and to reject any or all proposals.    X.    Public Inspection    General:  After award, the register of proposals shall be open to public inspection.  Each proposal, except those portions for  which the Offeror has made a written request for confidentiality, shall also be open to public inspection.    Confidential  Data:    If  a  citizen  of  this  State  request  disclosure  of  data,  for  which  an  Offeror  has  made  a  written  request  for  confidentiality, the Director of Purchasing shall examine the citizen’s request and make a written determination that specifies  which  portions  of  the  proposal  should  be  disclosed.    Unless  the  Offeror  protests  under  Section  13‐1‐172  NMSA  1978,  the  proposal  will  be  so  disclosed.    The  proposal  shall  be  open  to  public  inspection  subject  to  any  continuing  prohibition  on  the  disclosure of confidential data.    XI.    Licenses and Permits    The successful Contractor must keep himself informed of, and adhere to, all laws and ordinances governing any matter related  to the services to be performed.  The successful Contractor shall obtain all necessary licenses and permits, and shall be aware of  all labor conditions and agreements relating to the work specified in this document and shall make all provisions necessary to  avoid any dispute which might arise from those conditions and agreements and shall be responsible for any delays, damages or  extra costs caused by such disputes.  The Offeror shall be solely engaged in this type of work and service. 

12

  XII.    Contract Termination    New Mexico Tech reserves the right to terminate the contract with ninety (90) days written notice by the Director of Purchasing  via  certified  mail  to  the  address  listed  on  the  signature  page  of  the  RFP  if  any  of  the  terms  of  the  proposal  and  subsequent  contract are violated.      A.  Termination for Cause ‐ If, through any cause and as determined solely by New Mexico Tech, the Contractor shall fail  to fulfill in a timely and proper manner its obligation under this agreement or if the Contractor shall violate or fail to  meet any of the covenants, agreements or stipulations of this agreement, New Mexico Tech shall thereupon have the  right  to  terminate  this  agreement  by  giving  five  (5)  days  written  notice  to  the  Contractor  of  such  termination  and  specifying  the  effective  date  of  such  termination.    In  such  event,  all  finished  or  unfinished  documents,  data  and  reports  prepared  by  the  Contractor  under  this  agreement  shall,  at  the  option  of  New  Mexico  Tech,  become  the  property of New Mexico Tech, and the Contractor shall be entitled to receive just and equitable compensation for any  work satisfactorily completed hereunder.  Notwithstanding the above, the Contractor shall not be relieved of liability  to New Mexico Tech for damages sustained by New Mexico Tech by virtue of any breach of this agreement by the  Contractor, and New Mexico Tech may withhold any payments to the Contractor for the purposes of set‐off until such  time as the exact amount of damages due New Mexico Tech from the contract is determined.      B.  Termination for Convenience ‐ New Mexico Tech may terminate the contract at any time by giving ninety (90) days  written  notice  to  the  Contractor.    If  the  Contractor  is  terminated  by  New  Mexico  Tech  as  provided  herein,  the  Contractor  will  be  paid  an  amount  which  bears  the  same  ratio  to  the  total  compensation  as  the  services  actually  performed bear to the total services of the Contractor covered by this agreement, less payments of compensations  previously  made.    If  this  agreement  is  terminated  due  to  the  fault  of  the  Contractor,  the  “Termination  for  Cause”  clause will apply.      The following documents are hereby incorporated into this RFP and reviewable on the same website as the RFP.  These  documents are for reference only  at this time:    Master Subcontract Agreement   Instructor Certification Program  First Responders Training Services Copy of 2012 Direct Deliveries  First Responders Training Services Preparing America's First Responders Part 1 – 3  First Responders Training Services The Organization 

13

XIII.  Statement of Work    The Purchasing Services Office, on behalf of the Board of Regents of the New Mexico Institute of Mining and Technology (New  Mexico Tech) requests sealed competitive proposals from each Offeror to enable New Mexico Tech to determine which Offeror  is best able to provide all of the criteria which are considered in the proposal.  New Mexico Tech seeks contracting services to  assist NMT/EMRTC in fulfilling its responsibilities to manage and deliver training courses sponsored by the National Domestic  Preparedness  Consortium  (NDPC),  under  the  guidance  of  the  National  Training  and  Education  Division  (NTED)  of  the  Federal  Emergency Management Agency (FEMA).   The current end date of the contract grant award is based on the calendar year.  This  procurement is federally funded.    The period of performance is from January 1, 20XX through December 31, 20XX.     To  better  leverage  the  capabilities  and  efficiencies  of  NMT/EMRTC,  a  statement  of  work  will  be  issued  to  the  selected  Contractor(s) for each period of performance on a quarterly basis:  Quarter 1:    January 1, 20XX ‐ March 31, 20XX  Quarter 2:  April 1, 20XX ‐ June 30, 20XX  Quarter 3:  July 31,20XX ‐ September 30, 20XX  Quarter 4:  October 1, 20XX ‐ December 31, 20XX    Please be aware of the following requirements:  1. Each task will be considered a separate work effort.  All contract types will be firm fixed price and a new statement of  work will be released each quarter.  2. Each  task  will  be  awarded  individually  based  upon  cost  and  best  value.    Awards  will  be  provided  on  a  task‐by‐task  basis per quarter.    3. A tentative schedule prepared for the First Responder Program will be provided. However, be aware that actual cost  will be determined by the number of classes delivered (See Attachment E).       The objective of this Statement of Work is to obtain reliable, efficient, and effective services by applying a sound management  and  technical  approach  that  will  provide  the  best  value  and  meet  the  objectives  described  in  this  document.  The  work  described  will  be  to  assist  NMT/EMRTC  in  fulfilling  its  responsibilities  to  manage  and  deliver  training  courses  sponsored  by  NTED/FEMA.    Course instructors will have substantial documented experience and specialized technical expertise in subject matter areas of  courses.  Resident  course  instructors  assigned  to  deliver  training  concerning  explosives  must  have  completed  military,  state  public service, or federal explosives ordnance disposal training (EOD).  Instructor experience and qualifications will be subject to  review and approval by EMRTC Program Manager.  All instructors will be evaluated by New Mexico Tech and must meet the  instructor certification requirements as defined by NDPC/DHS/FEMA (Download at http://www.nmt.edu/request‐for‐proposal‐ (rfp)  ).    NMT/EMRTC  will  make  final  determination  as  to  continuation  within  the  NMT/EMRTC  training  functions.    Subject  Matter Experts (SME) qualifications will be provided for review to NMT/EMRTC and maintained for further requirements and  needs.    The course material will be provided to the contractor who is awarded the actual task order which deals with instruction or  curriculum development.  The material is current and must be reviewed and certified every three (3) years.  Task 3 is designed  to fulfill the DHS/FEMA requirements concerning the updating of material.    There  is  a  pre  and  post  test  and  a  student  evaluation  required  for  FEMA  courses.    The  instructors  will  be  responsible  for  ensuring the tests and evaluations are completed by the students and collect all documents.  Instructors will then deliver items  to EMRTC staff via in person or mail if on a direct delivery.    Below are some example tasks to provide a better understanding of the program. Task 1:  Resident Course Instructor Support Services  This task provides instructor support services for resident courses at NMT/EMRTC.  Resident courses include Incident Response  to Terrorist Bombings (IRTB) and Prevention of and Response to Suicide Bombing Incidents (PRSBI).  NMT/EMRTC has scheduled  up to 80 IRTB courses and up to 28 PRSBI courses over the period of performance.    1. IRTB courses are four (4) days long and up to three (3) classes may run concurrently. Each class requires two (2) part‐ time SME instructors.  Each SME will be required to work 32 hours each per course. * 

14

2. 3.

4. 5. 6.

PRSBI courses are five (5) days long and up to two (2) classes may run concurrently. Each class requires two (2) part‐ time SME instructors. Each SME will be required to work forty (40) hours each per course.   NMT/EMRTC  will  require  one  (1)  part‐time  SME  Lead  Instructor  to  be  present  for  back  up  and  coordination  for  IRTB/PRSBI  resident  classes  each  training  week.  (Only  one  lead  instructor  for  the  training  week.)  The  SME  Lead  Instructor will be required to work forty (40) hours per course week.   All scheduled courses are subject to change and must be authorized by EMRTC's First Responder Program Manager.   All travel will be required to meet Federal Travel Policies.  Business  casual  dress  requirements  will  be  enforced  for  all  individuals  teaching  or  working  with  the  participants.   Instructors  will  wear  approved  colors  to  distinguish  them  from  the  students.    Usually  black  or  blue  shirts  and  tan  pants are worn.  100% cotton will be required for individuals that will come in contact with energetic materials. 

 

* The class dates and number of classes scheduled are subject to change based upon need and number of participants.  Cost  should be based upon course manpower requirements that are provided in the RFP.  The number of courses presented can  change and will be addressed with task orders.  The subtasks include:  1.

Recruiting, identifying, hiring, and supervising instructors that meet the required experience level.  Instructors must  have  substantial  experience  and  specialized  technical  expertise  in  subject  matter  areas  of  course  assignment.  Instructors  delivering  resident  course  content  concerning  explosives  must  have  graduated  from  an  accredited  military,  federal,  or  state  public  service  explosive  ordnance  disposal  (EOD)  course.    EOD  qualified  instructors  must  teach  those  portions  of  the  classes  that  deal  with  explosives.   Tactical  movement  and  other  aspects  of  the  classes  should be taught by appropriate SMEs with a background in those specific skill sets.  Instructors must be approved by  the EMRTC First Responder Program Manager.    2. Ensuring all course content files ,such as instructor and participant guides, are current using the most recent revision  of each course.    3. Instructors’ training and certifications must meet or exceed the NDPC Instructor Certification Program Requirements  (Download at http://www.nmt.edu/request‐for‐proposal‐(rfp)  ).    4. Instructor experience and qualifications will be subject to review and approved by EMRTC First Responder Program  Manager.  Individuals that are instructing materials instructors, whose teaching assignment involves curriculum that  discusses explosives, will have completed military, state, or federal explosives ordnance disposal training.   5. All  instructors  will  be  evaluated  yearly  according  to  the  NDPC  Instructor  Certification  Program  Requirements.  Evaluations will be reviewed by EMRTC First Responder Program Manager.    6. NMT/EMRTC  reserves  the  right  to  approve  all  instructors  prior  to  hiring  and  when  hired,  whether  he/or  she  will  continue to support the program.    7. Contractor is responsible for briefing NMT on any and all deficiencies or issues identified in classroom deliveries.   8. Contractor is responsible for establishing a Point of Contact who will schedule instructors as needed.  9. Contractor is responsible for their instructor disciplinary actions and instructor termination.  10. Contractor  will  be  responsible  to  perform  training  functions  in  the  classroom,  field  presentations,  and  to  provide  assistance to NMT/EMRTC staff with other functions as required to deliver courses.  11. Contractor  and  instructors  may  be  required  to  support  the  National  Bomb  Commanders  Training  and  Symposium  hosted by NMT/EMRTC and other special events. These events will be identified in the quarterly statement of work.    Task 2:  Mobile Course Instructor Support Services    This task provides services for the scheduled mobile courses and delivery.  Mobile courses are at or near the location of the  agency that requests the training and are awareness or performance level courses.   EMRTC personnel will coordinate, purchase  and send all materials needed for the courses.  The Host and the instructors will pass out and collect mobile training material  and  ship  material  back  to  EMRTC  with  prepaid  shipping  instructions.  Last  year's  schedule  has  been  provided  as  an  example.   This year's schedule is being developed to meet customer needs and is a living document.  Throughout the year there will be  additions and cancellations as approved by the EMRTC First Responder Program Manager.  Mobile courses will be approved as  required and each as a separate class.    1. IRTB Performance course is four (4) hours in length and will require two (2) part time SME instructors requiring eight  (8) man hours.   2. PRSBI performance course is four (4) hours and will require two (2) part time SME instructors requiring eight (8) man  hours.   3. ILERSBA course is eight (8) hours in length and will require two (2) part time SME instructors requiring sixteen (16)  man hours.   4. MPRBI course is sixteen (16) hours in length and will require one (1) SME instructor requiring sixteen (16) man hours.  

15

5.

HME course is eight (8) hours in length and will require two (2) part time SME instructors for a total of sixteen (16)  man hours.   6. There can be an additional two (2) hours added to each scheduled class, one (1) hour before and one (1) hour after,  for  set  up  and  packaging  of  class  material  and  equipment.  One  (1)  of  the  two  (2)  instructors  is  required  to  have  completed military, state public service, or federal explosives ordnance disposal training.   7. NMT/EMRTC  expects  to  authorize  14  MPRBI  courses,  18  ILERSBA  courses,  4  HME  courses,  and  8  IRTB  and  PRSBI  courses  during  each  performance  period.    These  courses  will  require  a  minimum  of  50  participants  unless  prior  approval is received from the EMRTC First Responder Program Manager.   8. All  courses  will  be  subject  to  change  and  must  receive  prior  approved  by  the  EMRTC  First  Responder  Program  Manager.  Locations are based upon requests received and include US territories.   9. All travel will be required to meet Federal Travel Policies.   10. Business  casual  dress  requirements  will  be  enforced  for  all  individuals  teaching  or  working  with  the  participants.   Instructors  will  wear  approved  colors  to  distinguish  them  from  the  students.    Usually  black  or  blue  shirts  and  tan  pants are worn.   

  The subtasks include:  1. Coordinating with response, emergency management, and public safety agencies to ensure that they are aware of the  menu  of  mobile  courses.  Efforts  in  the  marketing  and  public  relations  aspects  of  all  mobile  courses  must  be  documented  and  reported  to  the  EMRTC  First  Responder  Program  Manager  on  a  quarterly  basis.  Efforts  should  include,  but  are  not  limited  to,  emails,  telephone  calls,  conferences  presentations,  and  correspondence  with  emergency response/emergency management agencies, state training coordinators, and first responder associations  and organizations.  2. Recruiting, identifying, hiring, and supervising instructors that meet the required experience level.  Instructors must  have  substantial  experience  and  specialized  technical  expertise  in  subject  matter  areas  of  course  assignment.  Instructors must be approved by the EMRTC First Responder Program Manager.  3. Instructors’ training and certification must meet or exceed the NDPC Instructor Certification Program Requirements.    4. Instructor experience and qualifications will be subject to review and approved by EMRTC First Responder Program  Manager.    5. All  instructors  will  be  evaluated  yearly  according  to  the  NDPC  Instructor  Certification  Program  Requirements.  Evaluations will be reviewed by EMRTC First Responder Program Manager.    6. NMT/EMRTC  reserves  the  right  to  approve  all  instructors  prior  to  hiring  and  when  hired,  whether  he/or  she  will  continue to support the program.  7. Contractor is responsible for establishing a Point of Contact who will schedule instructors as needed.  8. Briefing NMT on any and all deficiencies or issues identified in classroom deliveries.   9. Managing  all  aspects  of  the  training  functions  in  the  classroom,  i.e.,  provide  presentations,  manage  and  utilize  instructional equipment to present classes, and support and manage class participants at host facilities.  10. Ensuring all course content files, such as instructor and participant guides, are current using the most recent revision  of each course  11. Providing course schedules including location, dates and instructor assignments to EMRTC First Responder Program  Manager.  12. Contractor  will  maintain  communication  with  EMRTC  First  Responder  Program  Manager  and  staff  to  ensure  all  requirements for instructional presentations is complete prior to each iteration of scheduled courses.    Task 3:  Curriculum Development  This  task  supports  the  delivery  of  courses  by  ensuring  that  all  course  materials  are  relevant  and  reflect  current  threats  or  practices  in  the  response  community.  Major  curriculum  revisions  and  recertification  follow  the  NTED/FEMA  schedule  and  revision process.  Task will be determined by request from FEMA and course development and certification requirements.  This  requires one (1) full time SME curriculum developer working forty (40) hours per week who has completed military, state public  service, or federal explosives ordnance disposal training. One (1)full time technical writer/illustrator will be required to work  forty (40) hours per week and publish the material. EMRTC's Program Manager will establish priorities.    The subtasks include:  1. Assessment of instructional presentations and content to ensure curriculum supports program goals and instructional  objectives.    2. Provide subject matter experts (SMEs) for curriculum development, other support, course review, and recertification  under the NTED/FEMA course certification process.  Developing appropriate training and audiovisual aids to support  delivery of instruction for scheduled classes.   

16

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Develop  new  course  materials,  training  aids  as  needed  to  support  the  program  objectives  for  resident,  direct  deliveries, indirect deliveries, and web‐based courses.  Support  the  revision  of  materials  as  required  under  the  guidance  of  NMT/EMRTC,  FEMA  style  guide,  NTED  recertification requirements and any other specific request.    Provide  subject  matter  expertise  support  for  pilots  and  other  needs  or  presentations  as  identified  by  EMRTC  First  Responder Program Manager.  Maintain  and  provide  to  the  EMRTC  First  Responder  Program  Manager  existing  digital,  graphic,  and/or  multimedia  components of course materials.  Create new digital, graphic, and/or multimedia components required by evolving needs.   The contractor personnel for these positions are not required to be located at the EMRTC facility. 

  Task 4:  Scheduling  This task provides support for the efficient scheduling of all courses, indirect and direct delivery and resident. Schedulers will  make arrangements to fill the classes with appropriate number of participants.  This will require 2 full time schedulers working  40 hours per week. This task will require one scheduler for Direct Deliveries and one for Resident training.     The subtasks include:  1. Coordinating with SAAs and training coordinators for indirect delivery, direct delivery, and resident courses.      2. Verifying participants have the necessary qualifications and approval to attend the courses.  3. Ensuring that all resident classes have the correct number of participants for each iteration.   4. Ensuring the Direct Delivery courses are scheduled and properly filled with the required number of participants.   5. Ensuring  that  course  materials,  certificates,  and  other  materials  required  are  delivered  on  time  for  each  scheduled  course.  6. Providing information to participants on course and travel requirements.  7. Preparing  and  providing  reports  on  scheduling  process  and  participants  to  the  EMRTC  First  Responder  Program  Manager.  8. Maintaining an ongoing liaison with state training coordinators/SAAs.  9. All classes will meet the EMRTC First Responder Program Manager’s minimum number of participants per class prior  to conducting the class.   10. The contractor personnel for these positions are not required to be located at the EMRTC facility.    CONTRACTOR RESPONSIBLIITIES  Contractor  shall  provide  qualified  personnel  meeting  the  minimum  acceptable  standards  and  skills  levels  required  for  the  position  described.  Contractor  shall  be  responsible  for  ascertaining  that  Contractor  personnel  possess  any  and  all  permits,  licenses and certifications necessary to perform their duties.  All Contractor personnel, including part‐time personnel, must pass  a pre‐employment drug test to work at EMRTC due to facility requirements.    Contractor  shall  be  responsible  for  all  Human  Resources  functions  relating  to  Contractor  employees  including:  prescreening,  pre‐employment  drug  testing,  hiring,  payroll,  benefits  offered  by  Contractor,  liability,  workers  compensation,  disciplinary  actions and termination. This effort is expected to be an indirect charging function of the Contractor.     Contractor shall be responsible for all insurance related to their employees' and shall provide proof of insurance.    Contractor shall provide their own vehicles and maintain appropriate insurance on the vehicles.    Contractor shall provide their own office space during the term of this contract.  Space is not available on NMT property.    Instructor attire will be the responsibility of the contractor.      The Contractor shall account for and maintain furnished property and equipment in accordance with the Owner's approved  property policies and procedures previously cited in this document.     Contractor  shall  coordinate  all  start  and  termination  dates  for  all  Contractor  personnel  working  at  EMRTC  with  the  EMRTC  Business Manager. Contractor shall notify EMRTC within twenty‐four (24) hours of any employee assigned to EMRTC that has  terminated employment or has had their labor classification changed for any reason including change in salary, or has had a  security clearance status change for any reason.   

17

Contractor shall notify EMRTC management of any property or equipment requiring costly repairs for a EMRTC determination  on repair or replacement.   Contractor/instructors are responsible for their travel, personnel lodging, and other logistical requirements.  Contractor is responsible for scheduling instructors to meet the EMRTC schedule.   Contractor is responsible for instructor disciplinary actions and instructor termination.    OWNER (NMT) RESPONSIBILITIES  Owner  shall  provide  work  direction  and  job  prioritization  to  the  Contractor  personnel,  unless  otherwise  stated  in  writing.  Exceptions to written notification are:  safety, security, and emergencies.      Owner shall furnish to the Contractor  certain property and equipment necessary for the completion of specified tasks under  this  contract,  to  include  classroom  space,  audio/visual  needs,  student/instructor  books,  computers  with  course  content,  printing  and  shipping  costs  for  Resident  and  Mobile  courses,  student  transportation  to  and  from  ranges,  and  all  live  demonstration range expenses.      Owner  shall  communicate  in  writing  the  categories  of  labor  and  number  of  Contractor  employees  required  to  perform  the  specific  tasks  covered  under  this  contract.  Owner  reserves  the  right  to  add  or  eliminate  the  continued  need  for  individual  Contractor  employees  or  entire  categories  of  labor,  at  any  time,  for  any  reason  or  no  reason,  upon  fifteen  (15)  days  prior  written notification to the Contractor.  Fifteen (15) day written notification is deemed reasonable except in extreme cases. In  these  extreme  case  instances,  notification  will  be  done  by  telephone  followed  immediately  by  written  notification.    This  Owner's right shall not be used in an arbitrary manner.     Owner is responsible for providing transportation of students and has their own fleet, but will outsource if additional resources  are required.     Course materials are to be provided by Owner.  Owner is also responsible for setting up all explosive shots.   

   

18

Attachment A    OFFER    RFP # I0008436E (Rebid)    Provide information requested, affix signature and return this page with your offer. 

  Non‐collusion:    In  signing  this  offer  we  also  certify  that  we  have  not  directly,  entered  into  any  action  in  restraint  of  free  competitive bidding.    Anti‐Kickback: (N.M.S.A. 13‐1‐191 & 198 and the Federal Acquisition Regulation (FAR 52.203.7) Anti‐Kickback Act of 1986) In  signing this offer we certify that we have not made, or have accepted any money, fee, commission, credit, gift, gratuity, thing of  value, or compensation of any kind which was provided for the purpose of improperly obtaining, or as a reward for favorable  treatment in connection with, any prime contract, or a subcontract relating to a prime contract.     Debarment/Suspension Status:  In signing this offer the Vendor certifies that it is not suspended, debarred or ineligible from  entering into contracts with the Executive Branch of the Federal Government, or in receipt of a notice or proposed debarment  from  any  State Agency.    The  Vendor  agrees  to provide  immediate  notice  to  New  Mexico  Institute  of  Mining  and  Technology  Purchasing  Department  in  the  event  of  being  suspended,  debarred  or  declared  ineligible  by  any  State  Agency  or  Federal  Agency, or upon receipt of a notice of proposed debarment that is received after the submission of the proposal, quote or bid  but prior to award of the purchase order or contract.   

  NAME OF FIRM:      ______________________________  ____________________________                    Residential Preference Number  COMPLETE ADDRESS:    ______________________________  (attach copy of certificate)            ______________________________            ______________________________    TELEPHONE NUMBER:    ______________________________    FACSIMILE NUMBER:    ______________________________    AUTHORIZED  SIGNATURE:      ______________________________    PRINTED NAME:      ______________________________    TITLE:        ______________________________    PLEASE PROVIDE A POINT OF CONTACT FOR QUESTIONS:    NAME  __________________________  TELEPHONE  __________________________    EMAIL ADDRESS _______________________________________________________________    #1_________________    #2__________________  ADDENDUM ACKNOWLEDGMENT:    (please initial and date)      #3_________________    #4__________________                #5_________________    #6__________________ 

19

Attachment B    Resident Veterans Preference Certification – RFP # I0008436E (rebid)  (This certification is for NM veterans who have registered with the state.  Please attach copy of certificate and return this page with your offer) 

  __________________________________ (Name of Contractor) hereby certifies the following in regard  to application of the resident veterans preference to this procurement:    Please check one box only    ___  I  declare  under  penalty  of  perjury  that  my  business  prior  year  revenue  starting  January  1  ending  December  31  is  less  than  $1M  allowing  me  the  10%  preference  discount  on  this  solicitation.    I  understand that knowingly giving false or misleading information about this fact constitutes a crime.    ___  I  declare  under  penalty  of  perjury  that  my  business  prior  year  revenue  starting  January  1  ending  December  31  is  more  than  $1M  but  less  than  $5M  allowing  me  the  8%  preference  discount  on  this  solicitation.    I  understand  that  knowingly  giving  false  or  misleading  information  about  this  fact  constitutes a crime.    ___  I  declare  under  penalty  of  perjury  that  my  business  prior  year  revenue  starting  January  1  ending  December  31  is  more  than  $5M  allowing  me  the  7%  preference  discount  on  this  solicitation.    I  understand that knowingly giving false or misleading information about this fact constitutes a crime.      “I agree to submit a report, or reports, to the State Purchasing Division of the General Services  Department declaring under penalty of perjury that during the last calendar year starting January 1 and  ending on December 31, the following to be true and accurate.”    “In conjunction with this procurement and the requirements of this business’ application for a  Resident Veteran Business Preference / Resident Veteran Contractor Preference under Sections 13‐1‐21  or  13‐1‐22  NMSA  1978,  when  awarded  a  contract  which  was  on  the  basis  of  having  such  veterans  preference, I agree  to report to the  State Purchasing Division of the General Services Department  the  awarded amount involved.  I will indicate in the report the award amount as a purchase from a public  body or as a public works contract from a public body as the case may be.”    “I understand that knowingly giving false or misleading information on this report constitutes a  crime.”    I declare under penalty of perjury that his statement is true to the best of my knowledge.  I understand  that giving false or misleading statements about material fact regarding this matter constitutes a crime.      _________________________________________  _______________________________________  Signature of Business Representative*      Date    *Must be an authorized signatory for the Business.    The representations made in checking the boxes constitutes a material representation by the business  that is subject to protest and may result in denial of an award or unaward of the procurement involved  if the statements are proven to be incorrect.   

20

Attachment C    GOVERNMENT FLOW‐DOWN PROVISIONS    The  resulting  order  is  subcontracted  under  a  U.S.  Government  Prime  Contract,  the  applicable  clauses  listed  below  are  incorporated into, and form a part, of the terms and conditions of the resulting order.  In the event of any conflict between  previously  referenced  terms  and  conditions  and  the  Government  Flow‐Down  Provisions,  the  Government  Flow‐Down  Provisions take precedence.  The clauses contained in the following paragraphs of the Federal Acquisition Regulations (FAR) are  incorporated herein by reference.  For purposes of this Purchase Order, in the following clauses, the term “contract” shall mean  “this order”, the term “contractor” shall mean “Seller” and the term “Government” and “Contracting Officer” shall mean “New  Mexico Institute of Mining and Technology (New Mexico Tech) and the “Director of Purchasing Services” respectively.    The following provisions of the FAR apply at the specified order dollar amounts:      Title          Applicability      FAR Reference      Equal Employment Opportunity    All Orders      52.222‐26    All Orders       52.209‐5    Debarment and Suspension      Rights in Data        All R&D Orders      52.227‐14    Anti‐Kickback Act        Construction Over $2K    52.203‐7, 52.203‐12    Audit & Negotiations      All Orders Over $100K    52‐215‐2    Davis Bacon Act        Construction Over $2K    52.222‐6    Contract Work Hours & Safety Stds    Construction and Labor    52.222‐4              Hour Contracts Over $2.5K    E‐Verification        All Orders      52.222‐54    Certification and Disclosure       All Orders Over $100K    52.203‐11      Regarding Payments to Influence       Certain Transactions      Clean Air Act        All Orders Over $100K    52.223‐1    Patent Rights         All Orders      52.227‐11, 52.227‐12      All Orders over $3K     52.225‐1 Buy American Act     

   

21

Attachment D  Incident Response to Terrorist Bombings (example)    Monday  Time  0800‐0930  0930‐1100  1100‐1230  1230‐1330  1330‐1500  1500‐1700    Tuesday  Time  0800‐0900  0900‐0930  0930‐1130  1130‐1230  1230‐1430  1430‐1530  1530‐1700    Wednesday  Time  0800‐0900  0900‐1000  1000‐1130  1130‐1230  1230‐1330  1330‐1630  1630‐1700    Thursday  Time  0700‐0830  0830‐0855  0855‐0900  0900‐0930  0930‐0945     

Module  1  2  3    F1  4 

Title  Course Introduction and Orientation  Terrorism and Energetic Materials  Introduction to Energetic Materials  Lunch  Field Laboratory  Recognition of Energetic Materials, Devices and Device Components 

Module  4  5  F2    5  9  6 

Title  Conclusion of Recognition of Energetic Materials, Devices and Device Components  Responding to Pre‐detonation Incidents  Field Laboratory  Lunch  Conclusion of Responding to Pre‐detonation Incidents  Case Study TIME SQ  Responding to Post‐detonation Incidents 

Module  6  7  8    9  F3  10 

Title  Conclusion of Responding to Post‐detonation Incidents  Responding to Special Situations  Preparing Emergency Response Agencies for Bombing Incidents  Lunch  Case Study ERR  Field Laboratory  Performance Level Training 

Module  12  13  13  13  13 

Performance Exercise  Post Test and Review  Course Evaluation  Graduation / Dismissal  Travel Forms / Out Processing 

Title 

22

Attachment E    Tentative Schedule  2013 IRTB and PRSBI Resident Course Available Dates  January    IRTB    PRSBI  February    IRTB    PRSBI  March    IRTB    PRSBI  April     IRTB    PRSBI  May    IRTB    PRSBI  June    IRTB    PRSBI  July    IRTB    PRSBI  August    IRTB    PRSBI  September    IRTB    PRSBI  October    IRTB    PRSBI  November    IRTB    PRSBI  December    IRTB    PRSBI 

January 8‐11, 28‐31, and 29‐ February 1  January 14‐18  February 4‐7, 5‐8, 25‐28, and 26‐March 1  February 11‐15  March 4‐7, 5‐8, 18‐21, and 19‐22  March 11‐15  April 8‐11, 9‐12, 15‐18, 16‐19, 22‐25, and 23‐26  April 29‐May 3  6‐9, 7‐10, 20‐23 and 21‐24    3‐6, 4‐7, 24‐27, and 25‐28  10‐14  8‐11, 9‐12, 22‐25, and 23‐26  15‐19  12‐15, 13‐16, 19‐22, and 20‐23  5‐9 and 26‐30  9‐12, 10‐13, 16‐19, 17‐20, 23‐26, 24‐27, 30‐October 3  16‐20  1‐4, 7‐10, 8‐11, 21‐24, 22‐25, 28‐31, 29‐ November 1  7‐11 and 21‐25  4‐7, 5‐8, 18‐21, and 19‐22  4‐8 and 18‐22  2‐5, 3‐6,    9‐13                      23

Attachment F    PROPRIETARY INFORMATION NON‐DISCLOSURE AGREEMENT  (Please complete and return with Offer) 

  This Proprietary Information Non‐Disclosure Agreement is entered into by and between New Mexico  Institute of Mining & Technology (NMIMT) for its Energetic Materials Research and Testing Center,  having a place of business at 801 Leroy Place, Socorro, New Mexico and          , having a place of business at _______________________________________________,  (referred to as “the Company”) as follows:    NMIMT and the Company desire to enter into discussions concerning First Responder Training Program.     In the course of said discussions it may be necessary for NMIMT or for the Company to disclose to the  other party, information it regards as Proprietary Information.  To the extent that Proprietary  Information is disclosed, said Proprietary Information must be in writing or electronic media (such as e‐ mail or other file types) and marked “Proprietary”, and provided to the other party within 20 days of  said first oral disclosure, in order to qualify for protection under this agreement.  Except as hereinafter  specified, the receiving party agrees to hold such Proprietary Information in confidence without  disclosure to any third party and to protect it against unauthorized use and disclosure with at least the  same degree of care and safeguards as are employed by the receiving party to protect its own  Proprietary Information, and not to divulge such Proprietary Information within its own organization  except on a “Need to Know” basis.  Proprietary Information of the other party shall be used only in  furtherance of the purpose of the above‐described discussions.  Proprietary Information submitted to  the US Government shall be marked with the legend set forth in FAR 52.215‐1 (e) unless the delivering  party consents otherwise in writing.    The foregoing restrictions on the receiving party’s disclosure and use of Proprietary Information of the  disclosing party do not apply to:    1.  Information divulged or used by the receiving party after receiving the disclosing party’s express  written consent thereto;  2.  Information already known to the receiving party without restriction on further disclosure as  evidenced by its written records;  3.  Information rightfully obtained by the receiving party from a third party (other than directly or  indirectly from the US Government) without restriction;  4. Information independently developed by the receiving party, from and after the date of any  such disclosure; and   5. Information that, at the time of receipt, was in the public domain.  6. Information required by law, regulation, agency or governmental authority; prior notice of such  requirement shall be provided in writing to allow NMIMT or Company to contest such  disclosure.    Nothing contained herein shall be construed as consent of the disclosing party for the receiving party to  disclose or use Proprietary Information not covered by one or more of the aforementioned exclusions or  restrictions.   

24

The effective date for the protection of Proprietary Information furnished thereunder is the date that  this Proprietary Information Non‐Disclosure Agreement becomes fully executed.  Unless extended by  the mutual written agreement of the parties hereto, this Agreement shall terminate three (3) years from  the effective date hereof.    Each party shall designate in writing, one (1) or more individuals within such party’s organization as the  person or persons solely responsible for the control of Proprietary Information furnished pursuant  hereto.    When the disclosing party’s Proprietary Information is no longer needed for the purposes of this  Agreement, or upon termination, all written copies thereof and portions thereof remaining in the  receiving party’s possession shall be returned to the disclosing party or upon written request, destroyed,  with such destruction certified to the disclosing party, provided that one (1) copy be kept in a secure  location to ensure compliance with the term and conditions of the Agreement herein.    No amendment or modification to this Agreement will be effective unless made in writing and signed by  authorized representatives of both parties.    It is agreed that no license under any patent, copyright or trade secret of either party hereto is granted  by this Agreement, or by any disclosure of Proprietary Information thereunder; and such information  which may be transmitted or exchanged by the respective parties shall not constitute any  representation, warranty, assurance, guarantee, or inducement by either party to the other with respect  to the infringement of patents or copyrights or any rights of others.    This Agreement shall be governed by the laws of the State of New Mexico.    ACCEPTED AND AGREED:    New Mexico Institute of Mining and      Company        Technology                                                         BY:             BY:            Lonnie Marquez           NAME (Typed):          Vice President, for Administration & Finance    TITLE:      ________                    Date:              Date:                 I have read this agreement and acknowledge  my responsibilities hereunder:                      PI/Responsible Party       

25

Attachment G  Task Order 1  Functional Area    1.0 Background.  New Mexico Tech manages and delivers training courses sponsored by the National Domestic Preparedness  Consortium  (NDPC),  under  the  guidance  of  the  National  Training  and  Education  Division  (NTED)  of  the  Federal  Emergency  Management Agency (FEMA) to Local and State first responders.    2.0  Scope/Objective.    Deliver  three  (3)  resident  32  hour  Incident  Response  to  Terrorist  Bombing  (IRTB)  courses  to  the  Los  Angeles  Police  Department  with  an  emphasis  on  their  unique  public  transportation  issues.  Estimated  class  sizes  will  be  approximately fifty (50) students.    3.0 Tasks.  In accordance with the above referenced RFP the contractor shall provide the necessary resources (except for those  identified as Government Furnished Property) to support the following tasks:    A) Conduct 3 IRTB courses which are four  (4) days long and run concurrently over a one week period. Each class  requires two (2) part‐time Subject Matter Expert (SME) instructors.  Each SME will be required to work 32 hours  each per course.  B) Ensure  business  casual  dress  requirements  will  be  enforced  for  all  individuals  teaching  or  working  with  the  participants.  Instructors will wear approved colors to distinguish them from the students.  Usually black or blue  shirts  and  tan  pants  are  worn.    100%  cotton  will  be  required  for  individuals  that  will  come  in  contact  with  energetic materials.  C) Provide course instructors who  have substantial documented experience and specialized technical expertise in  subject  matter  areas  of  these  courses.  Resident  course  instructors  assigned  to  deliver  training  concerning  explosives  must  have  completed  military,  state  public  service,  or  federal  explosives  ordnance  disposal  training  (EOD). Provide information to NMT/EMRTC for approval.  D) Contractor will be responsible to perform training functions in the classroom, field presentations, and to provide  assistance to NMT staff with other functions as required in the RFP.  E) Contractor will  capture key and operational specific  contractor personnel and equipment related to the above  task order.   F) Contractor  will  provide  a  total  compensation  plan  setting  forth  salaries,  fringe  benefits,  and  overhead  rates  proposed  for  employees  who  will  work  under  this  task  order.  All  hourly  rates  should  be  fully  loaded.  List  the  fringe  (asked  for  above,  but  this  includes  more  detail)  benefits  and  estimated  per  hour  cost  for  exempt  and  non‐exempt  personnel,  i.e.  holidays,  sick  leave,  vacation,  severance,  pensions,  insurance  (hospital,  disability,  medical, dental, and life, etc). List any other significant fringe benefits not listed above. Provide a detailed cost  breakdown for all associated costs required to complete the Task Order.  G) Contractor should describe in detail what tactics, training and procedures they will utilize to complete this task  order.    4.0 Place of Performance.  Contractor shall perform work under this task order at the NMT/EMRTC‐owned or rented facilities.  There is no requirement for contractor personnel to handle any hazardous material.  The contractor will be required to work  within an active explosive range.  NMT/EMRTC will provide proper protective equipment and safety instructions.    5.0  Travel.    Travel  shall  be  reimbursed  in  accordance  with  the  applicable  federal  travel  regulations  as  stated  in  this  RFP.  Contractor shall provide travel costs including transportation, per diem, auto rental or other such expenses.    6.0 Government Furnished Property.  NMT/EMRTC will provide the contractor with computer, over‐head projector, Internet  access and administrative support for the project as required, while working on‐site at NMT/EMRTC.  The contractor shall not  use  NMT/EMRTC  furnished  material  or  equipment  to  work  on  projects  other  than  those  directed  by  this  performance  work  statement.    NMT/EMRTC  furnished  equipment  provided  to  the  contractor  will  be  returned  to  NMT/EMRTC  in  good  working  order.    7.0 Technical Point of Contact (TPOC):    Name    Address    Phone #     Fax #    Email Address

26

Attachment H  Task Order 2  Functional Area    1.0 Background.  New Mexico Tech manages and delivers training courses sponsored by the National Domestic Preparedness  Consortium  (NDPC),  under  the  guidance  of  the  National  Training  and  Education  Division  (NTED)  of  the  Federal  Emergency  Management Agency (FEMA) to Local and State first responders.    2.0  Scope/Objective.    Deliver  one  (1)  direct  delivery  course,  eight  (8)  hours  long  consisting  of  the  Initial  Law  Enforcement  Response  to  Suicide  Bombing  Attacks  (ILERSBA)  training  to  the  Metropolitan  Police  Service  in  London,  England.    The  course  should address local issues and concerns with an expected audience of two hundred (200).    3.0 Tasks.  In accordance with the above referenced RFP the contractor shall provide the necessary resources (except for those  identified as Government Furnished Property) to support the following tasks:    A) Conduct  1  ILERSBA  course  which  is  one  (1)  day  long.  This  course  requires  two  (2)  part‐time  Subject  Matter  Expert (SME) instructors.  Each SME will be required to work eight (8) hours each per course.  B) Ensure  business  casual  dress  requirements  will  be  enforced  for  all  individuals  teaching  or  working  with  the  participants.    Instructors  will  wear  approved  colors  to  distinguish  them  from  the  students.    Usually  black  or  blue shirts and tan pants are worn.  100% cotton will be required for individuals that will come in contact with  energetic materials.  C) Provide course instructors who have substantial documented experience and specialized technical expertise in  subject matter areas of this course. Direct Delivery course instructors assigned to deliver training concerning  explosives must have completed military, state public service, or federal explosives ordnance disposal training  (EOD). Provide information to NMT/EMRTC for approval.  D) Contractor will be responsible to perform training functions in the classroom and to provide assistance to NMT  staff with other functions as required in the RFP.  E) Contractor will capture and identify key and operational specific contractor personnel and equipment needed  to perform the above task order.   F) Contractor  will  provide  a  total  compensation  plan  setting  forth  salaries,  fringe  benefits,  and  overhead  rates  proposed for employees who will work under this task order. All hourly rates should be fully loaded. List the  fringe (asked for above, but this includes more detail) benefits and estimated per hour cost for exempt and  non‐exempt personnel, i.e. holidays, sick leave, vacation, severance, pensions, insurance (hospital, disability,  medical, dental, and life, etc). List any other significant fringe benefits not listed above. Provide a detailed cost  breakdown for all associated costs required to complete the Task Order.  G) Contractor should describe in detail what tactics, training and procedures they will utilize to complete this task  order.    4.0  Place  of  Performance.    Contractor  shall  perform  work  under  this  task  order  at  the  Metropolitan  Police  Service  training  facility. There is no requirement for contractor personnel to handle any hazardous material.      5.0  Travel.    Travel  shall  be  reimbursed  in  accordance  with  the  applicable  federal  travel  regulations  as  stated  in  this  RFP.  Contractor shall provide travel costs including transportation, per diem, auto rental or other such expenses.    6.0  Government  Furnished  Property.    NMT/EMRTC  will  provide  the  contractor  with  computer,  over‐head  projector,  and  administrative support for the project as required.  The contractor shall not use NMT/EMRTC furnished material or equipment  to  work  on  projects  other  than  those  directed  by  this  performance  work  statement.    NMT/EMRTC  furnished  equipment  provided to the contractor will be returned to NMT/EMRTC in good working order.    7.0 Technical Point of Contact (TPOC):      Name    Address    Phone #     Fax #    Email Address 

27